Příloha č. 2 k usnesení Rady HMP č.  0402 ze dne 1. 4. 2003

PRAVIDLA

PRO PŘÍPRAVU A
VYHOTOVENÍ MATERIÁLŮ
PRO JEDNÁNÍ

RADY  hlavního města PRAHY

PRAVIDLA PRO PŘÍPRAVU A VYHOTOVENÍ  MATERIÁLŮ
PRO JEDNÁNÍ RADY hlavního města Prahy

Preambule

 V souladu s článkem 4 odst. 4 Jednacího řádu Rady hlavního města Prahy (dále jen „JŘ Rady“)) Rada hlavního města Prahy (dále jen „Rada“) stanoví Pravidla pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Rady (dále jen „pravidla“) 

Článek 1
Termíny předkládání materiálů
 (1) Materiály pro schůzi  Rady jsou zpracovatelé povinni předložit v tiskové podobě PRM  MHMP oddělení volených orgánů (dále jen „PRM-OVO“) nejpozději ve středu, tj. 6 dnů před schůzí  Rady  do 12.00 hodin, aby mohly být tentýž den distribuovány  všem zúčastněným  (článek  4 odst. 2 JŘ Rady).
(2) Souběžně s předložením materiálů v tiskové podobě přesune zpracovatel v programu Tvorby a Evidence Dokumentů v Microsoft Word (dále jen  „TED“) (článek 4 těchto pravidel) dokument do fáze připraven k projednání. 
(3) PRM-OVO provede kontrolu náležitostí (článek 4 odst. 6 JŘ Rady). Vede současně evidenci předání materiálů do Rady s těmito údaji: číslo tisku, datum předání PRM-OVO, datum požadovaného projednání v Radě,  jméno a podpis předávajícího, jméno a podpis přebírajícího.
(4) Materiály, které Rada ve výjimečných případech zařadí dodatečně do programu schůze  Rady na operativní poradě Rady, jsou povinni zpracovatelé předat tak, aby mohly být distribuovány nejpozději den před konáním Rady, tj.  v pondělí do 14.00 hodin, v těchto případech  již PRM–OVO  náležitosti nekontroluje. 
(5) Materiály, které Rada ve výjimečných  případech zařadí dodatečně při schvalování programu schůze  na začátku schůze  Rady, jsou distribuovány PRM - OVO po předání od zpracovatele průběžně. V těchto případech již PRM – OVO náležitosti nekontroluje a převzetí neeviduje. 

Článek 2
Počty materiálů a jejich rozdělovník
 (1) Materiály pro schůzi  Rady připravují zpracovatelé ve stanoveném počtu podle odstavce  2 a 3 tohoto článku a  předávají je PRM -OVO, které provádí jejich distribuci.
 (2) Materiály řešící problematiku personálních věcí se předkládají v počtu 17 výtisků + originál a jsou PRM - OVO předávány:
a) všem členům Rady 									11
b) řediteli  Magistrátu hlavního města Prahy (dále jen „ředitel Magistrátu“) 		1
c) PRM – OVO										1
d) LEG MHMP										1
e) uvolněným předsedům výborů Zastupitelstva hlavního města Prahy ( dále jen 
„ Zastupitelstvo“)										 3

(3) Materiály řešící ostatní problematiku se předkládají v počtu 33 výtisků + originál + počet pro přizvané a jsou PRM - OVO předávány:
a) všem členům Rady										11
b) uvolněným předsedům výborů Zastupitelstva						3
c) řediteli Magistrátu, zástupcům ředitele Magistrátu					5
d) všem pravidelně se zúčastňujícím jednání Rady
    (článek 2 odst. 5 písm. a) až e) JŘ Rady)						            5
e) zaměstnancům  PRM MHMP								4
f) ostatním (OPR MHMP, rezerva)								5
  	
(4) Materiály řešící problematiku dotací ze státního rozpočtu se mohou předkládat jen v 1 výtisku.

Článek 3
Obsah materiálů
(1) Materiál musí obsahovat:
a) úvodní list s číslem tisku (číslo tisku přiděluje PRM – OVO, č.dv. 111, tel. 2491) a podpisy zpracovatele, předkladatele a příp. dalších, se kterými byl materiál projednán; je-li zpracovatelem odbor Magistrátu hlavního města Prahy (dále jen „Magistrát“), je nutno, aby byl materiál projednán rovněž se zástupcem ředitele Magistrátu  pověřeným řízením sekce nebo vrchním ředitelem sekce Magistrátu, případně s ředitelem Magistrátu, dále s LEG MHMP a věcně příslušným členem Rady,  není-li předkladatelem;
b) 	návrh usnesení Rady,
c) přílohy k usnesení, jež jsou součástí usnesení,
d) 	důvodovou zprávu, která obsahuje 1. obecný úvod, 2. zdůvodnění návrhu usnesení,           3. ostatní údaje jsou v přílohách k důvodové zprávě, které jsou pokračováním textu důvodové zprávy,
e) 	připomínkový list podle přílohy A těchto pravidel (používá se jen v případě písemných    připomínek k tisku); povinná připomínková místa jsou uvedena v příloze B těchto pravidel.
Součástí usnesení není personální problematika, tato se uvádí v příloze k důvodové zprávě.
             (2) Originální výtisk je předáván se všemi originálními podpisy na jediném úvodním  listu, ostatní výtisky jsou zkopírovány tak, aby odpovídaly originálu.

Článek 4
Zpracování a formální úprava materiálů
(1) Materiál je zpracován v programu TED, který je nástrojem pro automatizaci zpracování dokumentů předkládaných k projednání Radě a Zastupitelstvu. Všechny informace a dokumenty vložené do programu TED tvoří celek a jsou uloženy v centrální síťové databázi Magistrátu pro další využití. Postup tvorby materiálů, projednání, archivace a kontroly plnění úkolů je uveden v příloze C těchto pravidel.  
(2) V programu TED jsou nastaveny všechny potřebné parametry, číselníky, funkce, typy písma, úprava i řádkování. Důvodová zpráva a přílohy se píší v Microsoft Word.
(3) Jména, funkce a termíny uváděné v materiálech jsou vybírány výhradně z číselníků nastavených v programu TED. 
(4) 	Doplňovaná, či jinak upravovaná verze dosud neschváleného materiálu je označována stejným číslem tisku a doplněna podle počtu verzí písmena A (B,C,…).
(5) Nově zpracovaný materiál k téže věci je vždy označen novým číslem tisku. 

Článek 5
Revokace usnesení Rady HMP
              Revokace usnesení Rady jsou předkládány v počtu výtisků podle článku 2 odst. 2 a 3 těchto pravidel a vždy s novým číslem tisku. Pouze v jednom písemném vyhotovení jsou předkládány revokace, jedná-li se o změnu termínu. Název obsahuje číslo a název revokovaného usnesení. Přílohou revokace je úplné znění revokovaného usnesení. 

Článek 6
Předkladatelé materiálů   
	Předkladateli materiálů pro  schůzi Rady jsou:
a)	ve věcech samostatné působnosti
1.	jednotliví členové Rady podle svěřených oblastí ) 
2.	náměstek primátora pro oblast legislativy, pokud se jedná o návrh zákona nebo obecně závazné vyhlášky,
3.	v odůvodněných případech ředitel Magistrátu (v jeho zastoupení zástupce ředitele Magistrátu), přičemž zdůvodnění musí být součástí důvodové zprávy
b)	ve věcech přenesené působnosti
1.	náměstek primátora pro oblast legislativy, pokud se jedná o návrh nařízení hlavního města Prahy,
2.	ředitel Magistrátu (v jeho zastoupení zástupce ředitele Magistrátu),
3.	ředitel Magistrátu vždy (v jeho zastoupení zástupce ředitele Magistrátu), pokud se jedná o:
 3.1. návrh na zřizování a zrušení odborů Magistrátu a návrh organizačního řádu Magistrátu )
 	      3.2. návrh na jmenování a odvolání ředitelů odborů Magistrátu ).
Článek 7
Informace pro Radu 
Pro materiály, které jsou informací pro Radu  bez návrhu usnesení, platí ustanovení článku 2 odst. 2 a článku 3 odst. 1 písm. a) a odst. 2 těchto pravidel.       
Článek 8
Distribuce usnesení Rady
(1) Usnesení Rady jsou k dispozici na internetové stránce hlavního města Prahy a v programu TED v den následující po schůzi  Rady, v tiskové podobě je členové  Rady obdrží do 3 dnů po schůzi  Rady.
            (2) Soubor usnesení Rady  pro tiskovou konferenci obdrží OPR MHMP před tiskovou konferencí od PRM-OVO.

                                                      Článek 9
Závěrečná ustanovení
(1) Zrušují se Pravidla pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Rady hlavního města Prahy  schválená usnesením Rady hlavního města Prahy  č. 0194 ze dne  6.2. 2001.                      
(2) Tato pravidla nabývají účinnosti dnem ………

Příloha A - komentář k připomínkovému listu

Připomínkový list se používá jen tehdy, pokud připomínkové místo (jehož podpis je na  titulním listu) má konkrétní připomínky, požadavky na změny, doplňky, úpravy tisku či rozporná stanoviska. Souhlasí-li s tiskem, postačí podpis na titulním listu tisku. V případě rozporných stanovisek zpracovatele a připomínkového místa nebude tisk předkládán do Rady  do doby vyřešení sporných otázek, pokud nejde o to, aby Rada  spor rozhodla. Zpracovatel se ve stanovisku vždy vyjádří ke konkrétním připomínkám a uvede, jak s nimi naložil. Připomínkový list - souhrn připomínek, je součástí originálu i každé namnožené verze jako jeho poslední list. Nejprve se uvádí povinná připomínková místa se stanoviskem zpracovatele, následují ostatní připomínková místa. Připomínky i stanoviska jsou uvedeny vždy na formuláři připomínkového listu vyplněného v počítači, který je pouze součástí programu TED. Ve výjimečných případech je možno připomínky doložit v tiskové podobě.

Příloha B - povinná připomínková místa

Povinná připomínková místa

1. 	Materiál zpracovaný odborem Magistrátu
   I. zástupce ředitele Magistrátu pověřený řízením příslušné sekce Magistrátu  (u odborů nezařazených do sekce ředitel Magistrátu)
II. vrchní ředitel sekce Magistrátu
III. LEG MHMP
IV. věcně příslušný člen Rady (není-li sám předkladatelem)

2. 	Materiál, jehož předkladatelem je ředitel Magistrátu:
věcně příslušný člen Rady

3. 	Materiál dle problematiky
a)	Návrhy zákonů, nařízení,  obecně závazných vyhlášek, včetně Statutu hl.m. Prahy, majetkoprávní vztahy, návrhy smluv a dodatků, návrhy plných mocí	LEG MHMP
      b)  Materiály týkající se veřejných zakázek, s výjimkou veřejných zakázek financovaných z kapitoly 09 – Vnitřní správa					LEG MHMP
     c) Nakládání s nemovitostmi						OOA MHMP
OUR MHMP
OSM MHMP
OMI MHMP
OZP MHMP
      d)  Rozpočet, rozpočtové změny a opatření, rozbory hospodaření	ROZ MHMP
finanční výbor Zastupitelstva
zástupce ředitele Magistrátu pověřený řízením sekce finanční 
            
      e) Smlouvy a dohody s dopadem na daňové povinnosti hl. m. Prahy	DPC MHMP
      f) Návrhy na jmenování či odvolání ředitelů organizací zřízených	PER MHMP
          hlavním městem Prahou a vedoucích organizačních složek 
          hlavního města Prahy
g) Materiály, řešící přechod práv a povinností z pracovněprávních	DPC MHMP
           vztahů při založení, zřízení a  zrušení organizací a organizačních	PER MHMP 
           složek hlavního města Prahy.                			        	

Příloha C - postup přípravy a zpracování materiálů

POSTUP PŘÍPRAVY A ZPRACOVÁNÍ  MATERIÁLů

I.   TVORBA TISKU
      Zpracovatel:
       - si v PRM - OVO  vyžádá číslo tisku,
      - v programu TED vytvoří úvodní list a  návrh usnesení ( nositel úkolu nesmí být vpisován,           
         ale vybrán z číselníku)
 - v MS Word (Excel) vytvoří přílohy k usnesení, důvodovou zprávu a přílohy do          samostatných dokumentů,
-	tisk sestaví z úvodního listu (povinné náležitosti: číslo tisku, název tisku, obsah materiálu, na základě čeho byl  materiál předložen, s kým byl materiál projednán, kdo má být přizván k jednání, kdo tisk zpracoval, datum zpracování (tj. datum poslední změny tisku zpracovatelem), datum projednání (tj. datum předpokládaného projednání v Radě), a kdo tisk předkládá), návrhu usnesení, přílohy k usnesení, důvodové zprávy a   příloh a uloží jako celek do centrální databáze.
-	V této fázi je v počítači dokument přístupný pouze zpracovateli.

II.   PŘIPOMÍNKOVÁNÍ TISKU
      Zpracovatel v programu TED upraví „Stav dokumentu“ na PŘIPOMÍNKOVÁN a vyzve                           připomínková místa uvedená na titulním listu k uplatnění připomínek pomocí  programu TED, nebo v tiskové podobě (program automaticky doplní na titulní list tisku i obrazovku položku „Předáno k připomínkování dne“). 
Materiál zpracovaný odborem Magistrátu je vždy připomínkován zástupcem ředitele Magistrátu pověřeným řízením sekce Magistrátu nebo vrchním ředitelem sekce Magistrátu, případně ředitelem Magistrátu u odborů nezařazených do sekcí, dále LEG MHMP a členem Rady podle svěřených oblastí, není-li předkladatelem.
V této fázi je v počítači dokument přístupný zpracovateli a stanoveným připomínkovým   místům.

      Připomínková místa na svých počítačích v programu TED zapíší text připomínky přímo do odstavce „Text připomínky“ nebo samostatně v tiskové podobě (pokud připomínky mají).

III.  KOMPLETACE TISKU
       Zpracovatel:
       - po obdržení připomínek zajistí na titulní list originálu podpisy zpracovatele,         předkladatele a připomínkových míst;po zpracování všech připomínek se na titulním listu objeví v položce „Zpracováno dne“ datum poslední změny provedené v materiálu;
       - materiál nechá rozmnožit na požadovaný počet a předá ve stanoveném termínu PRM-                     OVO k zařazení k projednání v Radě, 
       - současně upraví v programu  TED „Stav dokumentu“ na hodnotu  PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ a uvede datum, kdy má být materiál projednán v Radě.
         
V této fázi je v počítači dokument přístupný PRM - OVO.

IV. PŘÍPRAVA K PROJEDNÁNÍ TISKU
      PRM – OVO:
      - provede kontrolu splněných náležitostí a zařadí tisk do podkladů pro                             jednání Rady, 
     - provede distribuci materiálů účastníkům jednání Rady, 
     - po rozhodnutí operativní porady Rady o zařazení tisků k projednání PRM - OVO          zpracuje program schůze Rady a zajistí pozvání přizvaných,
     - upraví v programu TED „Stav dokumentu“ na ZAŘAZEN K PROJEDNÁNÍ a upraví         DATUM JEDNÁNÍ.

V.  PROJEDNÁNÍ TISKU
- PRM - OVO technicky zajistí projednání tisku pomocí programu TED a MS Word                    
        (Excel) v Radě, 
      - po projednání tisku a schválení usnesení provede PRM - OVO  kontrolu textu a „Stav                 dokumentu“ upraví na SCHVÁLEN; tím je usnesení s přílohami převedeno do          počítačové sítě k nahlédnutí (ostatní součásti tisku jsou vyřazeny).
        Možnost zásahu do textu má pouze PRM - OVO.

VI.   ARCHIVACE, ZPŘÍSTUPNĚNÍ
        - PRM - OVO archivuje projednaný originál v tiskové podobě po dobu 5 let, poté archivaci provádí AMP  MHMP,
        - schválená usnesení s přílohami jsou umístěna na internetové stránce hl.m. Prahy a zápisy z jednání včetně usnesení jsou k nahlédnutí pro veřejnost v informačním středisku Magistrátu.
       
VII. 	KONTROLA PLNĚNÍ ULOŽENÝCH ÚKOLů
       - prostřednictvím programu TED každý nositel úkolu prostřednictvím pověřených osob provádí záznam o splnění úkolu v počítači,
       - PRM - OVO na základě tohoto sdělení úkol ze sledování vyřadí.