Příloha č. 3 k usnesení Rady HMP č. 0402 ze dne 1. 4. 2003

                            PRAVIDLA
PRO PŘÍPRAVU A
VYHOTOVENÍ MATERIÁLŮ
PRO JEDNÁNÍ

ZASTUPITELSTVA  HLAVNÍHO MĚSTA PRAHY

 
PRAVIDLA PRO PŘÍPRAVU A VYHOTOVENÍ MATERIÁLŮ PRO JEDNÁNÍ
Zastupitelstva hlavního města Prahy
 
Preambule
V souladu s článkem 8 odst. 1 Jednacího řádu Zastupitelstva hlavního města Prahy (dále jen “JŘ Zastupitelstva”) Rada hlavního města Prahy (dále jen “Rada”) stanoví Pravidla pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Zastupitelstva hlavního města Prahy (dále jen „pravidla“).
 Článek 1
Termíny předkládání materiálů
(1)	Materiály pro jednání Zastupitelstva hlavního města Prahy (dále jen „Zastupitelstvo“) jsou zpracovatelé povinni předložit PRM MHMP - oddělení volených orgánů (dále jen “PRM-OVO”) nejpozději ve středu, tj. 8 dnů před jednáním Zastupitelstva do 12.00 hodin, aby mohly být nejpozději následující den předány členům Zastupitelstva do schránek k tomuto určených (čl. 2 odst. 4 JŘ Zastupitelstva).
(2)	PRM-OVO provede kontrolu náležitostí. Vede současně evidenci předání materiálů do Zastupitelstva  s těmito údaji: číslo tisku, datum předání  PRM-OVO, datum požadovaného projednání v Zastupitelstvu , jméno a podpis předávajícího, jméno a podpis přebírajícího.
(3)	Materiály, které Rada ve výjimečných případech navrhne zařadit do návrhu pořadu jednání Zastupitelstva  ve zkráceném termínu, budou distribuovány přímo na zasedání Zastupitelstva  po uplatnění návrhu na doplnění pořadu jednání předkladatelem. V tomto případě musí být tisky předány  PRM-OVO nejpozději do zahájení Zastupitelstva . PRM-OVO již neprovádí kontrolu náležitostí.

Článek 2
Počty materiálů a jejich rozdělovník
(1) Materiály pro jednání Zastupitelstva připravují zpracovatelé ve stanoveném počtu dle odstavce 2 tohoto článku a předávají je PRM -OVO, které provádí jejich distribuci.
(2) Materiály se předkládají v počtu 110 výtisků + originál a jsou předávány:
a) všem členům Zastupitelstva                                                                      70
b) řediteli Magistrátu hlavního města Prahy (dále jen „Magistrát“)  a zástupcům ředitele Magistrátu                                                                                                        5 
c) ředitelům odborů Magistrátu  (podle náplně činnosti odboru)                    5
d) rezerva pro městské části, sdělovací prostředky a veřejnost                       15
e) zaměstnancům PRM MHMP     (včetně sekretariátů                                   
     politických klubů  členů Zastupitelstva)                                                    10                                              
 f) ostatním (OPR MHMP, vazba, rezerva)                                                    5 

Článek 3
Obsah materiálů
(1) Materiály povinně obsahují:
a) úvodní list s číslem tisku (číslo tisku přiděluje PRM – OVO, č.dv. 109, tel. 2027) a jménem a podpisem zpracovatele a předkladatele,
b) návrh usnesení Zastupitelstva, přílohy k usnesení, jež jsou součástí usnesení, 
c) důvodovou zprávu, která obsahuje 1. obecný úvod, 2. zdůvodnění návrhu usnesení, 3. ostatní údaje jsou v přílohách k důvodové zprávě, které jsou pokračováním důvodové zprávy,
d) usnesení Rady, pokud to vyžaduje povaha materiálu.
(2) Originální výtisk je předáván s originálními podpisy na úvodním listu, ostatní výtisky jsou zkopírovány tak, aby odpovídaly originálu.

Článek 4
Zpracování a formální úprava materiálů
(1) Materiál je zpracován v programu Tvorby a Evidence Dokumentů (dále jen „TED“), který je nástrojem pro automatizaci zpracování dokumentů předkládaných k projednání Radě a Zastupitelstvu. Všechny informace a dokumenty vložené do programu TED tvoří celek a jsou uloženy v centrální síťové databázi Magistrátu  pro další využití. Postup tvorby, projednání, archivace a kontroly plnění úkolů je uveden v příloze A těchto pravidel.  
(2) V programu TED jsou nastaveny všechny potřebné parametry, číselníky, funkce, typy písma, úprava i řádkování. Důvodová zpráva a přílohy se píší v Microsoft Word.
(3) Jména, funkce a termíny uváděné v materiálech jsou vybírány výhradně z číselníků nastavených v programu TED. 
(4) 	Doplňovaná či jinak upravovaná verze dosud neschváleného materiálu je označována stejným číslem tisku a doplněna podle počtu verzí písmena A (B,C,…).
(5) 	Nově zpracovaný materiál k téže věci je vždy označen novým číslem tisku. 

 Článek 5
Revokace usnesení
Revokace usnesení Zastupitelstva jsou předkládány s podpisem zpracovatele a předkladatele s novým číslem tisku. Název obsahuje číslo a název revokovaného usnesení. Přílohou revokace je úplné znění revokovaného usnesení.
 
Článek 6
Předkladatelé materiálů
Předkladatelé materiálů jsou pro jednání Zastupitelstva:
a) Rada, po předchozím projednání na schůzi Rady (je uvedena jako předkladatel na úvodním listu, úvod provádí příslušný člen Rady uvedený na úvodním listu), 
b) člen Zastupitelstva.
 
Článek 7
Informace pro Zastupitelstvo
(1) Pro materiály, které jsou informací pro Zastupitelstvo bez návrhu usnesení platí  článek 3 odst. 1 písm. a), c) a d) a odst. 2 těchto pravidel. Vždy však musí být uvedeno číslo tisku.
(2) Materiály se předkládají v počtu 110 výtisků + originál a jsou předávány: 
a) všem členům Zastupitelstva                                                                     70
b) řediteli Magistrátu a zástupcům ředitele Magistrátu                                 5 
c) rezerva pro městské části, sdělovací prostředky a veřejnost                   15    
d) zaměstnancům PRM MHMP (včetně sekretariátů 
politických klubů členů Zastupitelstva, vazba, archiv)                               20

Článek 8
Distribuce usnesení Zastupitelstva
Usnesení Zastupitelstva jsou k dispozici na internetové stránce hlavního města Prahy  a v programu TED následující den po jednání Zastupitelstva, v tiskové podobě je obdrží členové Zastupitelstva, ředitel Magistrátu, a to do 7 dnů po jednání Zastupitelstva.

Článek 9
Závěrečná ustanovení
(1) Zrušují se Pravidla pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Zastupitelstva hlavního města Prahy schválená usnesením Rady hlavního města Prahy č. 0194 ze dne 6. 2. 2001. 
(2) Tato pravidla nabývají účinnosti dnem……………………… 

 Příloha A - postup přípravy a zpracování materiálů

POSTUP PŘÍPRAVY A ZPRACOVÁNÍ  MATERIÁLů

I.   TVORBA TISKU
      Zpracovatel:
      - si v PRM - OVO  vyžádá číslo tisku,
      - v programu TED vytvoří úvodní list (povinné náležitosti: číslo tisku, název tisku, obsah materiálu, na základě čeho byl  materiál předložen, kdo tisk zpracoval, datum zpracování (tj. datum poslední změny tisku zpracovatelem), datum projednání (tj. datum předpokládaného projednání v Zastupitelstvu), a kdo tisk předkládá) a  návrh usnesení (nositel úkolu nesmí být  vpisován, ale vybrán z číselníku),
 - v MS Word (Excel) vytvoří přílohy k usnesení, důvodovou zprávu a přílohy do          samostatných dokumentů,
      - tisk se staví z úvodního listu, návrhu usnesení, přílohy k usnesení, důvodové zprávy   a příloh a uloží jako celek do centrální databáze.
      V této fázi je v počítači dokument přístupný pouze zpracovateli.

II.   PŘIPOMÍNKOVÁNÍ TISKU
      Připomínkování tisku je prováděno již u předkladu do Rady, proto u tisku předkládaného do Zastupitelstva  již není uplatňováno.

III.  KOMPLETACE TISKU
Zpracovatel:
 - zajistí na titulní list: 
a) uvedení jmen osob, jež jsou uvedeny jako zpracovatelé, 
b) uvedení jména příslušného člena Rady nebo Zastupitelstva, který materiál předkládá, 
c) originály podpisu  zpracovatele a  předkladatele 
       - materiál nechá rozmnožit na požadovaný počet a předá ve stanoveném termínu PRM - OVO k zařazení k projednání v Zastupitelstvu, 
       - současně upraví v programu  TED „Stav dokumentu“ na hodnotu  PŘIPRAVEN   
         K PROJEDNÁNÍ a uvede datum, kdy má být materiál projednán v Zastupitelstvu.
         V této fázi je v počítači dokument přístupný PRM - OVO.

IV. PŘÍPRAVA K PROJEDNÁNÍ TISKU
      PRM – OVO:
-  provede kontrolu splněných náležitostí a zařadí tisk do podkladů pro                             jednání Zastupitelstva, 
     - provede distribuci materiálů účastníkům jednání Zastupitelstva, 
     - po schválení návrhu pořadu jednání Zastupitelstva  v Radě–
-  zpracuje návrh pořadu jednání Zastupitelstva, 
     - upraví v programu TED „Stav dokumentu“ na ZAŘAZEN K PROJEDNÁNÍ a                     upraví DATUM JEDNÁNÍ.

V.  PROJEDNÁNÍ TISKU
PRM – OVO:
- technicky zajistí projednání tisku pomocí programu TED a MS Word                    
        (Excel) v Zastupitelstvu,  
      - po projednání tisku a schválení usnesení provede PRM - OVO  kontrolu textu a                                                 „Stav dokumentu“ upraví na SCHVÁLEN; tím je usnesení s přílohami převedeno do          počítačové sítě k nahlédnutí (ostatní součásti tisku jsou vyřazeny).
        Možnost zásahu do textu má pouze PRM - OVO.

VI.   ARCHIVACE, ZPŘÍSTUPNĚNÍ
        - PRM - OVO archivuje projednaný originál v tiskové podobě po dobu 5 let, poté                 archivaci provádí AMP  MHMP,
- schválená usnesení s přílohami jsou umístěna na internetové stránce hlavního města Prahy a zápisy z jednání včetně usnesení jsou k nahlédnutí pro veřejnost v informačním středisku Magistrátu.
       
VII. 	KONTROLA PLNĚNÍ ULOŽENÝCH ÚKOLů
       - prostřednictvím programu TED každý nositel úkolu prostřednictvím pověřených osob provádí záznam o splnění úkolu v počítači,
       - PRM - OVO na základě tohoto sdělení úkol ze sledování vyřadí.