Příloha č.1 k usnesení Rady HMP č. 0687 ze dne 14.5.2002

1. Termín slavnostního otevření

Pro výběr nejvhodnějšího termínu byly posouzeny mnohé varianty. Bylo zváženo, zda je vhodné zahájit činnost pražského zastoupení v Bruselu do letních prázdnin, či zda otevřít zastoupení až na podzim. 
Při vědomí faktu, že Praha usiluje především o svoji prezentaci v Bruselu, byly zohledněny nejprve možnosti účasti hostí z Bruselu. Z tohoto hlediska není vzhledem k době dovolených vhodné pořádat slavnostní otevření v období srpna až září. Vzhledem k chystanému Summitu NATO a komunálním volbám v Praze na podzim tohoto roku se pak termín od konce října jeví zase nevýhodný pro Prahu. 
Z výše popsaných důvodů se proto podrobněji zkoumaly možnosti uspořádání slavnostní události do letních prázdnin. Na společném jednání Komisí Rady HMP pro integraci k EU a pro zahraniční vztahy byly vytipovány některé konkrétní termíny, které byly následně zhodnoceny  z těchto z těchto hledisek:
-	akce, které se konají ten den v Bruselu (s cílem, aby se jednotlivé události „nekryly“) - program Evropských institucí, belgické vlády, regionálních a místních institucí v Bruselu, velké společenské a kulturní události v Bruselu (výčet akcí viz příloha č. 2)
-	možnosti účasti významných osobností a představitelů České republiky
-	možnosti uspořádání kulturního programu při slavnostním otevření

Po zvážení všech zmíněných skutečností a posouzení organizačních možností se jako nejvýhodnější jeví termín slavnostního otevření v úterý dne 25. června 2002.

2. Účast představitelů HMP

Vzhledem k tomu, že slavnostní otevření pražského zastoupení v Bruselu je považováno za jednu z nejvýznamnějších zahraničních akcí Prahy v tomto roce, zúčastnili by se této události následující představitelé Prahy:

primátor HMP							1
náměstci primátora HMP					4
radní HMP							6
uvolnění předsedové výborů ZHMP				3
zastupitelé HMP 					          41				
vedení MHMP (ŘED, PRM, OZV, OPR)			4
redakce Listy Hl. m. Prahy					1
(celkem						          60)

Výše jmenovaným by byly náklady spojené s cestou hrazeny ze zdrojů HMP. 

3. Pozvaní hosté z ČR

Na slavnostní otevření obdrží pozvánku níže uvedené osoby, které by si v případě v případě zájmu hradily veškeré náklady z vlastních zdrojů:
prezident ČR							1
předseda Senátu Parlamentu ČR				1
předseda Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR		1

předseda vlády ČR                                                                1
prezident NKÚ                                                                      1
předseda Ústavního soudu					1
představitelé vlády ČR                        			2
guvernér ČNB							1
senátoři Parlamentu ČR za Prahu 			          10
poslanci Parlamentu ČR za Prahu			          22
předseda Výboru pro evropskou integraci PSP ČR		1
starostové městských částí HMP			          57
hejtmani 					                      13				          
Svaz měst a obcí ČR						4
Hospodářská komora HMP 					1
velvyslanci vybraných zemí v ČR (Belgie, Německo, 
Británie, Francie, Itálie, popř. další)			            5 
významní představitelé kulturního a společenského života
	(rektor UK, ČVUT, ředitel Národního divadla, 
	České filharmonie, Národní galerie, popř. další)	5
a dále představitelé církví, finančního sektoru		5
a významných pražských firem			4
			
(celkem pozvaných hostů z ČR			     cca   136)

4. Pozvaní hosté z Bruselu

Přítomni by měli být šéfové regionálních zastoupení (z 200 zastoupení bylo osloveno zhruba cca 50, kteří předběžně přislíbili svoji účast – k žádnému formálnímu pozvání zatím ale kvůli nejistému datu nedošlo), pozvánky se budou zasílat několika vysokým úředníkům Evropské komise, Rady ministrů, Výboru regionů, zástupcům COREPERu, některým členům Konventu, šéfům výborů a dalším významným představitelům Evropského parlamentu, včetně cca 20-ti poslanců. 
Dále budou pozváni:
významní diplomaté ze zahraničních Misí nebo 
velvyslanectví (Velká Británie, Německo, Holandsko, 
Itálie, Slovinsko, Pobaltské státy, …)		          30
zástupci města a vlády regionu Brusel			2
představitel Stálé Mise při EU v Bruselu			1
představitel Stálé Mise při NATO				1
velvyslanectví ČR v Belgii					2
představitelé zastoupení českých firem v Bruselu 
(CzechInvest, CzechTrade, ČEZ, České Dráhy, ad.)        cca 10

5. Pozvaní novináři

Na slavnostní otevření by byli přizváni novináři (Právo, Blesk, HN, LN, Večerník Praha)

6. Program

Podle předběžných jednání je navrhován následující koncept programu slavnostního otevření. Jeho jednotlivé části byly konzultovány s významnými osobnostmi kulturního a společenského života (např. prof. Riedelbauch – hudební stránka, p. Zykán, vedoucí Českého centra v Londýně – světelná show, ad.):

Předpokládané zahájení programu je v 19 hod. v Pražském domě. Již od 18:30 bude před vchodem do Pražského domu stát čestná hradní stráž v slavnostních uniformách. 
19:00 akt slavnostního zahájení - fanfára Orchestru hradní stráže (cca sedm trubačů).
19:05 uvítací projev primátora HMP
19:10 uvítací projevy dalších cca dvou významných hostů (konkrétní osoby v jednání – pravděpodobně prezident regionu Brusel a předseda Výboru regionů) 
19:20 krátká hudební čísla - Kateřina Englichová na harfu.
od cca 19:45 bude probíhat v přízemních prostorách, v suterénu a na zahradě společenský raut. V této době budou moci návštěvníci zároveň shlédnout na určitých místech krátký film o Praze nebo si prohlédnout výstavu fotografií Prahy v suterénních prostorách Pražského domu, které byly v průběhu rekonstrukčních prací upraveny na výstavní prostory.
cca 20:45 vystoupení mezzosopranistky Andrey Kalivodové.
22:00 na náměstí před Pražským domem bude uskutečněna světelná show (britská firma art2architecture – na doporučení vedoucího českého centra pana Zykána) ve spolupráci se sedmi trubači Orchestru Hradní stráže. 

Při odchodu budou hostům rozdávány upomínkové předměty a prezentační materiály.

Pořádání světelné show před Pražským domem, stejně tak jako zajištění dopravní uzávěry ulic a případně i parkovací kapacity byly již předjednány s oblastním oddělením policie. Další jednání budou následovat. 

7. Doprava 

	S ohledem na jednání Rady HMP, bude vhodné zabezpečit přepravu hostů na jejich náklady z Prahy letecky. Uvažuje se o tom, že by byla doprava organizována pro všechny pozvané hosty z ČR najednou.
	Při zjišťování možností co nejvýhodnějšího spojení mezi Prahou a Bruselem bylo vyhodnocováno několik variant. Jako optimální se ukázala nabídka letecké společnosti ČSA formou tzv. doplňkového letu (odlet z Prahy dne 25. června v 16:00 hod., zpět z Bruselu dne 26. června v 14:50 hod.) za předběžnou cenu k dalším jednáním v hodnotě 9.500 Kč/osobu.

Místa v letadle by byla rezervována pro všechny pozvané, kteří by potvrdili svoji účast, nicméně náklady spojené s cestou by si kromě představitelů Prahy (viz výše) hradil každý z pozvaných z vlastních zdrojů.

8. Ubytování

	Byly poptány všechny hotely v okolí Pražského domu tak, aby nebylo po ukončení akce nutné sjednávat další přepravu od Pražského domu k hotelům. Je zjevné, že se nepodaří zajistit ubytování v jednom hotelu, ale že budou muset být hosté rozděleni do několika skupin. Porovnání jednotlivých možností ukazuje následující tabulka:

název hotelu	smluvní  cena/noc/ pokoj pro HMP	volná kapacita dne 25. 6. 2002	
Libertel	-	0	
Mercury	-	0	
Euroflat 	120 EUR	50	
Hilton 	130 EUR	30	
Satellite Europ 	150 EUR	30	
Eurovillage	160 EUR	30	
Intecontinental	160 EUR	15	
New Hotel	176 EUR	10	
Sanophe hotel	180 EUR	30	
Dorint	295 EUR	15	

Výše uvedené hotely se nacházejí v blízkosti Pražského domu (do 10min. chůze), aby nevznikaly další náklady s dopravou hostí do/z hotelů. Hotely jsou seřazeny podle ceny za pokoj/noc při obsazení kapacity, uvedené ve sloupci „volná kapacita“. Uvedené ceny byly sjednány speciálně pro HMP (standardní cena např. v hotelu Hilton je 300 EUR, Euroflat 195 EUR). Jako nejvýhodnější se jeví hotely Euroflat a Hilton, ale v případě účasti více než 80-ti hostí z ČR budou zamluvena i potřebná místa v hotelu Satellite Europ.

9. Harmonogram příprav slavnostního otevření

S cílem úspěšné organizace slavnostního otevření pražského zastoupení byl vytvořen rámcový harmonogram přípravných prací, který je pro informaci uveden v příloze č. 3 tohoto materiálu.