Tvorba přehledového procesního schématu MHMP - reg. č. CZ.1.04/4.1.01/C4.00013

Hlavní město Praha úspěšně ukončilo ke dni 31. prosince 2015 projekt „Tvorba přehledového procesního schématu MHMP“, který byl financován z prostředků ESF prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a z rozpočtu hlavního města Prahy. Projekt byl zahájen dne 1. května 2014.

V rámci realizace projektu, jehož hlavním cílem bylo zmapování procesů Magistrátu hl. m. Prahy v samostatné působnosti, vzniklo celkem 226 karet procesů, které ve strukturované textové podobě popisují zmapované procesy a 226 procesních schémat, které zmapované procesy graficky znázorňují.

Takto zmapované procesy byly rozděleny do následujících kategorií:

• řídící procesy – 25 procesů
• hlavní procesy (samostatná působnost) – 77 procesů
• podpůrné procesy – 124 procesů

V průběhu tvorby přehledového procesního schématu Magistrátu hl. m. Prahy byla rovněž identifikována rizika a návrhy na optimalizaci procesů.

Z jednotlivých procesních schémat byla vytvořena vrcholová mapa procesů, jejíž logika stavby je znázorněna na následujícím obrázku.

Zpracovaná vrcholová mapa zmapovaných procesů Magistrátu hl. m. Prahy představuje náhled na fungování úřadu z hlediska procesů/agend, které v samostatné působnosti vykonává vůči vnějšímu zákazníkovi (veřejnosti, orgánům veřejné správy) a internímu zákazníkovi (zaměstnancům hl. m. Prahy zařazených do Magistrátu hl. m. Prahy, orgánům hl. m. Prahy).

Vrcholová mapa procesů Magistrátu hl. m. Prahy v samostatné působnosti nerozděluje výkon procesů podle jednotlivých odborů a gescí. Nelze tak na mapu procesů pohlížet skrze organizační strukturu, resp. Organizační řád Magistrátu hl. m. Prahy, ale jedině a pouze skrze procesy/agendy samotné.

Součástí realizovaného projektu bylo dále vytvoření metodiky, která navazovala na fázi mapování procesů a tvorbu procesních schémat a karet procesů, a která se podrobněji věnovala následujícím oblastem:

• stávajícímu stavu procesního řízení na Magistrátu hl. m. Prahy
• přínosům procesního řízení na Magistrátu hl. m. Prahy
• návrhům změn procesů Magistrátu hl. m. Prahy a doporučením k jejich optimalizaci
• v teoretické rovině popsala východiska procesního řízení a principy zavedení procesního řízení
• v praktické části popsala postupy zavedení procesního řízení na Magistrátu hl. m. Prahy a proces kontinuálního přezkumu efektivity procesů a optimalizace zmapovaných procesů

Tato metodika byla zpracována do dokumentu „Metodika pro kontinuální přezkum efektivity procesů a optimalizace procesů“, která je příručkou sloužící zaměstnancům úřadu jako návod pro práci s výstupy analytické části projektu, k řízení a případné optimalizaci procesů v samostatné působnosti a dále definuje postupy pro stanovení a vyhodnocení navrhovaných změn.

V poslední fázi realizace projektu se uskutečnilo celkem 8 prezenčních skupinových školení v rozsahu dvou hodin, a to jak pro vlastníky procesů (7 termínů školení), tak pro garanty skupin procesů (1 termín školení) Magistrátu hl. m. Prahy v samostatné působnosti. Každý dílčí běh školení byl ukončen závěrečným testem, kterým účastníci školení prokázali základní znalost problematiky procesního řízení, znalost navržené Metodiky a schopnost jejího dalšího využití.

Celkem bylo proškoleno 164 zaměstnanců Magistrátu hl. m. Prahy, kteří byli cílovou skupinou projektu, z toho bylo 163 úspěšných.

Cíle projektu, jakož i monitorovací indikátory byly v rámci realizace projektu „Tvorba přehledového procesního schématu MHMP“ naplněny a zmapované procesy Magistrátu hl. m. Prahy v samostatné působnosti tak představují základ pro další zvyšování efektivity úřadu, jeho výkonnosti a transparentnosti a přispívají také jednoznačně ke zvyšování kvality chodu úřadu, standardizaci výstupů jednotlivých dílčích procesů a jasnému rozdělení kompetencí a zodpovědností mezi jednotlivé zaměstnance úřadu.