FAQ - Často kladené otázky

Během semináře pro příjemce s titulem "Realizace projektů JPD 3", který jsme uspořádali 20. září 2005, jsme si zaznamenali témata, na která se sešlo nejvíce dotazů. Doplnili jsme je o otázky, na které se nás často ptáte prostřednictvím emailu či telefonicky. Naším záměrem je přehled nejčastějších otázek a odpovědí postupně doplňovat, aby se pro Vás stal přínosným pomocníkem při realizaci projektu JPD 3.

Pro snazší orientaci jsou otázky a odpovědi roztříděné do následujících okruhů:

Osobní náklady
Zařízení a vybavení 
Místní kancelář
Bankovní poplatky
Audit
Drobné stavební úpravy
DPH
Výběr dodavatele
Veřejná podpora
Změny v realizaci projektu
Žádost o platbu v programu Benefit
Finanční toky a platby
Partnerství

 

Osobní náklady

Musí účetní našeho projektu také vést pracovní výkaz?
Ano, pokud je v rozpočtu uvedena v osobních nákladech. V případě, že patří mezi dodavatele služeb (tj. svou práci vám fakturuje a v rozpočtu jsou náklady na účetnictví uvedeny v kapitole Nákup služeb), nejsou pracovní výkazy potřebné.

Může být manažer projektu současně dodavatelem služeb pro projekt (např. překladu odborných materiálů)? 
Ano, je to možné. Každou z činností ovšem musí provádět na základě jiného smluvního dokumentu, tj. např. pracovní smlouvy a smlouvy o dílo.

Pokud pracovník zaměstnaný pro projekt na hlavní pracovní poměr z projektu odejde, je možné rozdělit jeho úvazek a mzdu mezi několik pracovníků, kteří převezmou jeho práci na částečné úvazky? 
Ano, stejně tak je však možné obsadit pozici novým pracovníkem.

 

Zařízení a vybavení

Můžeme místo nákupu hardwaru, který máme naplánovaný v rozpočtu, nakoupit software, který pro náš projekt potřebujeme?
Příjemce má možnost ve schváleném rozpočtu dělat jisté změny. Pokud se bude jednat o přesuny v rámci jedné kapitoly rozpočtu (kapitolou se rozumí skupiny plánovaných výdajů např. Osobní náklady, Cestovné apod.), pak pro tyto změny neplatí žádné omezení. Pokud půjde o posílené nebo vytvořené nové položky v jedné kapitole na úkor jiné kapitoly, pak platí, že součet těchto drobných přesunů nesmí nikdy překročit 15 % celkových uznatelných výdajů projektu. Součet se provádí vždy od schválení rozpočtu.
I pro výdaje uskutečněné „navíc“ oproti schválenému plánu platí, že musejí být pro projekt nezbytné a musejí odpovídat obvyklým cenám.
Nákup softwaru na úkor plánovaného hardwaru představuje první typ změny, tj. v rámci kapitoly 3 rozpočtu Zařízení a vybavení, proto ho je možné provést bez komplikací. Příjemce má pouze povinnost o změně informovat v nejbližší monitorovací zprávě.

Platí při nákupu výpočetní techniky omezení vzhledem k původu zboží, je např. nutné nakupovat pouze zboží pocházející z EU?  
Při nákupu zboží ani služeb neplatí žádné pravidlo týkající se původu zboží.

Je možné převést nakoupenou výpočetní techniku na partnery v průběhu projektu formou darovací smlouvy? 
Ne. Znemožňuje to Rozhodnutí o poskytnutí dotace a Smlouva o poskytnutí finančního příspěvku. Příjemce se ve Smlouvě zavázal, že pořízený majetek po dobu realizace projektu neprodá a ani nepřevede na jinou osobu.

Podle příručky pro příjemce není uznatelným nákladem marže pronajímatele v operativním leasingu. Tento údaj však pronajímatel ve fakturách neuvádí (např. při pronájmu budov a kancelářských prostor). Jak v tomto případě postupovat? 
Doporučujeme uvést do smlouvy podmínku, aby se na faktuře objevovalo vyčíslení jednotlivých položek zahrnutých ve fakturované částce.

Musí být průběžně během realizace projektu dodržován limity na vybavení, tj. 25 % uznatelných výdajů projektu , a případně další limity?
Nemusí, veškeré zařízení je obvykle pořízeno na začátku realizace projektu, například platy jsou pak vypláceny průběžně. Je důležité, aby byly limity respektovány při uzavření projektu.

Je-li limit pro nákup počítačové sestavy nastaven na 40.000,- Kč, patří do této částky také kopírka?
Nepatří, nejedná se o jednu sestavu.

 

Místní kancelář

Jaké tarify mobilních operátorů doporučujete pro zaměstnance projektu na plný úvazek? 
Vždy je třeba volit takový tarif, aby bylo možné prokázat, že všechny uskutečněné hovory byly spojeny s realizací projektu. Proto jsou vhodné tzv. paušály a nikoliv přeplacené tarify typu Twist nebo Go.

Budou při prokazování uznatelných nákladů akceptovány objednávky e-mailem? 
Ano. Pro archivaci doporučujeme text emailu včetně informací o datu odeslání a adresátovi vytisknout.

 

Bankovní poplatky

Bude poplatek za zřízení a vedení bankovního účtu projektu, který byl uhrazen ještě před zahájením realizace, považován za uznatelný?
Bohužel ne, vzhledem k pravidlu, že uznatelné jsou pouze výdaje vzniklé po podpisu smlouvy, zůstává zaplacení poplatku na příjemci.

 

Audit

Kdy je povinnost provést audit projektu, pouze po ukončení projektu nebo i v jeho průběhu?
Audit je povinný pro projekty, jejichž celkové uznatelné náklady dosahují 3 milionů Kč a  víc. Audit musí být proveden po ukončení realizace projektu, nikoli za jednotlivé roky realizace. Pro projekty s celkovými uznatelnými výdaji 3 miliony Kč a více je audit uznatelným výdajem, pro ostatní projekty není možné audit z rozpočtu JPD 3 hradit.

Náš projekt má několik partnerů. Máme provádět audit pro každého partnera zvlášť?
Po ukončení realizace projektu je třeba nechat zpracovat jeden kompletní audit projektu, v němž bude zahrnut jak žadatel, tak i partneři. Je třeba počítat s tím, že takovýto rozsáhlejší audit bude pravděpodobně také dražší.

 

Drobné stavební úpravy

Je změna způsobu užívání stavby prostřednictvím rekolaudace drobná stavební úprava?
Ne.

 

DPH

Je DPH uznatelným nákladem, pokud vysoká škola nakoupí počítače.
Žadatel sám musí rozlišit, zda je tento nákup součástí jeho ekonomické činnosti či nikoliv a zda může finanční úřad žádat o vrácení DPH. Pokud se nejedná o ekonomickou činnost a DPH mu finančním úřadem nemůže být vrácena, jedná se o uznatelný náklad.

Nakoupí-li společnost polygrafické materiály za cenu s DPH, materiály však nejsou na prodej, je toto DPH uznatelné?
Obecně ano, ale záleží na přístupu jednotlivých finančních úřadů.

Jsou limity pro nákup zařízení včetně nebo bez DPH?
Záleží, zda bude DPH z projektu hrazeno či nikoli. Pokud ano, pak se limit vztahuje na cenu včetně DPH.

 

Výběr dodavatele

Pokud je dodávka v rozmezí 100.000 – 500.000 Kč, je nutné zveřejňovat výsledky výběrového řízení?
Nejasné znění Příručky pro příjemce platné od 1. května 2005 umožňovalo výklad takový, že by odpověď byla ano, nicméně revize Příručky pro příjemce tuto nejasnost odstraňuje a povinnost zveřejnit výsledek výběrového řízení zůstává pouze pro dodávky v ceně nad 500 tis. Kč.

Pokud bude příjemce nakupovat počítače průběžně, kdy každá dodávka samostatně nedosáhne hranice 100.000, celkově ji však přesáhne, je třeba vypisovat na tyto dodávky výběrové řízení?
Tuto situaci je nutné vždy posoudit individuálně. Záleží, zda spolu předměty dodávky souvisí.  Pokud se týká rozložení nákupu stejného zboží v čase, doporučujeme vypisovat výběrová řízení dohromady na celou dobu realizace projektu s tím, že v podmínkách bude upřesněno, že část dodávky bude příjemcem (nebo partnerem) odebrána až za určité časové období.

Jak se určuje hranice pro dodávky služeb, mají se sečíst všechny položky v dané kapitole rozpočtu?
Ne, jen položky, které spolu věcně souvisejí a obvykle je dodává jeden dodavatel.

Je pro zadávací řízení třeba sčítat předpokládané ceny dodávek za příjemce a partnery dohromady?
Ne, výběr dodavatele je vázán vždy na jednu organizaci, nikoli na projekt jako celek.

Je určen časový horizont, do kterého se musejí sejít nabídky z výběrového řízení?
Tento horizont by měl být uveden v podmínkách nabídky. Obecně není stanoveno, jak dlouho musí příjemce čekat.

 

Veřejná podpora

Je-li prováděno pilotní ověření, je třeba vyžádat si od účastníků potvrzení o nečerpání veřejné podpory?
Ne, potvrzení je nutné až u samotné realizace již ověřených kurzů.

 

Změny v realizaci projektu

Dojde-li ke změně harmonogramu, je tato změna považována za podstatnou?
Není, ale je třeba tuto změnu uvést do monitorovací zprávy.

Není-li v rozpočtu vyjádřena položka, která se ale ukáže nezbytná pro projekt a „zbydou“ na ni finance, jedná se o změnu podstatnou?
Pokud se bude jednat o přesun v rámci jedné kapitoly rozpočtu (kapitolou se rozumí skupiny plánovaných výdajů např. Osobní náklady, Cestovné apod.), pak pro tyto změny neplatí žádné omezení a není to změna podstatná. Pokud půjde o posílené nebo vytvořené nové položky v jedné kapitole na úkor jiné kapitoly, pak platí, že součet těchto drobných přesunů nesmí nikdy překročit 15 % celkových uznatelných výdajů projektu. Součet se provádí vždy od schválení rozpočtu.
I pro výdaje uskutečněné „navíc“ oproti schválenému plánu platí, že musejí být pro projekt nezbytné a musejí odpovídat obvyklým cenám.
Každou změnu, včetně nepodstatných, je třeba uvést do nejbližší monitorovací zprávy.

Je možné posunout harmonogram za datum plánovaného ukončení realizace projektu?
Změna v termínu ukončení realizace je změnou podstatnou, tj. vyžaduje uzavření dodatku ke smlouvě o financování. Příjemce podporu je povinen v předstihu předložit žádost o změnu v projektu a především požadavek náležitě zdůvodnit. Platí, že všechny projekty JPD 3 musejí být ukončeny nejpozději do 31. prosince 2008.

 

Žádost o platbu v programu Benefit

Benefit si ve staré verzi „říká“ o aktualizaci, co s tím?
Požadavek Benefitu na aktualizaci je v programu začleněn především pro ty případy, kdy projekty nejsou přijímány kolově (na základě výzev), ale průběžně. Protože hl. m. Praha přijímá žádosti o podporu vždy jen na základě výzvy, pro předložení projektu je nezbytný vždy aktuální Benefit (tj. průběžná aktualizace není na místě). Pro žádosti o platbu toto pravidlo neplatí. Aktualizovaný Benefit není třeba. Pokud si ho ovšem stáhnete, nemusíte mít obavu, že by Vaši už finálně uloženou žádost poškodil. Bude možné s ní pracovat a průběžně generovat žádosti o platbu.

Co dělat, když žadatel smazal program Benefit i s finálně uloženou  žádostí?
Žádost o platbu je nutné generovat k původní finálně uložené žádosti. Pokud byla původní žádost z jakéhokoli důvodu smazána, je možné vyžádat si u pracovníků odboru zahr. vztahů a fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy tzv. inicializační dávku, která původní žádost v Benefitu nasimuluje a umožní tak vytváření žádostí o platbu k už schválenému projektu.

Jaké jsou povinné přílohy k žádosti o platbu?
Na CD je třeba nahrát veškeré elektronické podklady (monitorovací zprávu, soupisku účetních dokladů a přehled čerpání rozpočtu, příp. jiné) a žádost o platbu ve formátu .xml.

 

Finanční toky a platby

Na účtu projektu nemáme žádné peníze. Můžeme na něj poslat peníze z jiného účtu naší organizace?
Pokud v současné době nemáte na projektovém účtu dostatek prostředků k úhradě všech svých projektových závazků, můžete využít svého běžného účtu a hradit výdaje prostřednictvím něj. To pak znamená kvůli prokázání těchto výdajů předložit kopii výpisu z Vašeho běžného účtu. Poté, co vám přijdou peníze z dotace, převedete část odpovídající částce, kterou jste už uhradili, z projektového účtu na váš běžný účet.  Druhá možnost je převést vlastní zdroje na projektový účet, využívat k platbám projektový účet a poté, co přijde dotace, převést váš vklad z vlastních zdrojů z projektového účtu zpátky na váš běžný účet. Obecně jinak platí, že příjemci podpory mají používat pro všechny transakce projektový účet.

Kdy nám budou vyplaceny zálohy a v jaké výši?
První záloha vám bude vyplacena do 30 dnů po podpisu smlouvy. Nemusíte o ni žádat. V případě dalších záloh je postup následující: Součástí monitorovací zprávy, kterou budete vypracovávat za každé kalendářní čtvrtletí, bude vyúčtování výdajů a na jeho základě vypracujete žádost o platbu, kterou přiložíte k monitorovací zprávě. Dostanete tedy vždy proplaceno to, co jste již utratili v uplynulém kalendářním čtvrtletí. Tak budete postupovat až do vyčerpání 90 % celkové schválené výše podpory. Po ukončení projektu zpětně doložíte všechny výdaje projektu a poté vám bude vyplacena zbývající část vynaložených nákladů (maximálně do výše schválené celkové podpory).

 

Partnerství

Bude v nové příručce pro příjemce aktualizovaný vzor partnerské smlouvy? Kdy Ministerstvo práce a sociálních věcí oznámí pravidla pro partnerství? 
Definitivní vydání pokynů k partnerství závisí na vydání stanoviska Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Vzor partnerské smlouvy je nutné chápat jako indikativní podklad a nikoliv jako závaznou předlohu. Obecné pokyny týkající se partnerské smlouvy hovoří o tom, že partnerská smlouva musí obsahovat: společné cíle partnerství, předpokládané výsledky partnerství, vyjádření svobodné vůle ke spolupráci, popis konkrétní role, úkolů a odpovědností partnerů, nastínění postupu, jakým se budou řešit případné problémy v rámci partnerství (nedodržování dohod mezi jednotlivými organizacemi a podobně), formální struktura partnerství, způsob rozhodování, odpovědnost za mediální prezentaci výsledků spolupráce a její způsob, způsoby informování všech partnerů o průběhu projektu a zajištění jejich plného informování, způsoby sdílení know-how s dalšími subjekty.