Monitorování projektu

NÍŽE UVEDENÉ POSTUPY MOHOU BÝT JEŠTĚ UPRAVENY. JEJICH KONEČNÁ VERZE BUDE K DISPOZICI V PROJEKTOVÉ PŘÍRUČCE OPPA, JEŽ BUDE ZVEŘEJNĚNA NEJPOZDĚJI KE DNI VYHLÁŠENÍ PRVNÍ VÝZVY K PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ.

 

Příjemce o tom, jak probíhá realizace podpořeného projektu, informuje hlavní město Prahu prostřednictvím zpráv. Monitorovací zpráva musí být předložena za každých 6 měsíců realizace projektu, a to do konce prvního měsíce následujícího po ukončení období, k němuž se monitorovací zpráva vztahuje. Mimo tento půlroční harmonogram stojí zpráva o prvních dvou měsících realizace.

Zpráva o zahájení realizace projektu informuje tom, jak se podařilo projekt rozběhnout. Zpráva obsahuje popis činností za první 2 měsíce realizace, není třeba v ní vyúčtovávat náklady projektu. Zprávu o zahájení projektu má příjemce za povinnost předložit do 15. dne třetího měsíce realizace projektu.

Zpráva o zahájení realizace projektu obsahuje zejména:

• Informace o místě realizace projektu (prostor pro administrativní zázemí a prostor, kde budou poskytovány služby podpořeným osobám) a právním vztahu příjemce k těmto prostorám (majetek příjemce, nájem apod.);
• Informace o obsazení projektového týmu pracovníky, včetně pracovně právních vztahů;
• Informace o zahájení realizace klíčových aktivit, které měly být zahájeny během prvních dvou měsíců realizace projektu;
• Informace o uzavření smluv o partnerství s projektovými partnery;
• Popis problémů, které se vyskytly v souvislosti se zahájením projektu, a způsob jejich řešení.

Hlavní město Praha má na posouzení Zprávy o zahájení realizace projektu 15 dní. Lhůta se počítá ode dne předložení Zprávy. V případě neúplně vyplněné zprávy vyzve hlavní město Praha příjemce k doplnění, může případně provést u příjemce kontrolu na místě. Pokud byla odeslána výzva k doplnění, je lhůta 15 dní na posouzení zprávy pozastavena a běžet začne až po předložení požadovaných doplnění.

Pokud bude na základě Zprávy o zahájení projektu zřejmé, že projekt je realizován v souladu se schválenou žádostí a podle pravidel OPPA, poskytne hlavní město Praha na projekt druhou zálohu, která by měla zajistit financování projektu v období mezi čtvrtým a šestým měsícem realizace projektu. Výše druhé zálohové platby je uvedena v grantové smlouvě. Částku navrhuje příjemce už v samotné projektové žádosti, po schválení podpory na projekt může být výše druhé zálohy po vzájemné diskusi mezi příjemcem a hlavním městem Prahou stanovena odlišně než je v projektové žádosti. Druhá záloha bude uvolněna do 30 dnů od schválení Zprávy o zahájení realizace projektu. O schválení Zprávy bude příjemce ve lhůtě 10 dní od schválení informován emailem či písemně.

Pro projekty, u nichž realizace začala ještě před podpisem smlouvy, může být poskytnutí druhé zálohové platby a vyhotovení Zprávy o zahájení realizace projektu v grantové smlouvě nastaveno odlišně.

 

Monitorovací zpráva narozdíl od zprávy o zahájení realizace vždy kromě popisu průběhu projektu obsahuje vyúčtování uskutečněných výdajů projektu.

Monitorovací zpráva obsahuje zejména:

• Popis realizace klíčových aktivit;
• Plnění monitorovacích ukazatelů;
• Popis problémů při realizaci projektu a opatření na jejich odstranění;
• Vyúčtování uskutečněných výdajů a žádost o další platbu (včetně nezbytných dokumentů prokazujících náklady jako jsou kopie účetních dokladů, výpisy z bankovního účtu apod.);
• Informace o zadávacích řízeních;
• Informace o poskytnutých veřejných podporách;
• Zajištění publicity projektu.

Hlavní město Praha má na posouzení monitorovací zprávy 40 dní. Lhůta se počítá ode dne předložení zprávy. V případě neúplně vyplněné zprávy vyzve hlavní město Praha příjemce k doplnění, může případně provést u příjemce kontrolu na místě. Pokud byla odeslána výzva k doplnění, je lhůta 40 dní na posouzení zprávy pozastavena a běžet začne až po předložení požadovaných doplnění.

 

Monitorovací ukazatele

Výstupy a výsledky se vykazují na úrovni každého podpořeného projektu. Aby se data mohla souhrnně dále vykazovat na úrovni OPPA jako celku (i na úrovni ČR jakožto příjemce podpory z fondů EU), je nezbytné respektovat jednotné vymezení monitorovacích ukazatelů. Příjemce data předává elektronicky (vždy při příležitosti předložení monitorovací zprávy).
Důležité je, aby se vykazované ukazatele opíraly o průkaznou evidenci vedenou příjemcem (nebo partnerem). Evidencí se myslí např. záznamy o každém klientovi, prezenční listiny kurzů, záznamy o vydaných certifikátech po skončení kurzu apod.

Základní monitorovací ukazatele OPPA jsou:

• Počet podpořených osob (ks)

Vyjadřuje počet osob, které v rámci projektu získají jakoukoliv formu podpory. Podporou se rozumí jakákoliv aktivita financovaná z rozpočtu projektu, ze které mají cílové skupiny prospěch, může mít formu např. vzdělávacího nebo rekvalifikačního kurzu, stáže, odborné konzultace, poradenství, výcviku, školení, odborné praxe, chráněné pracovní místo apod. Každá podpořená osoba se v rámci projektu započítává pouze jednou bez ohledu na to, do kolika aktivit se zapojí.

 

• Počet podpořených organizací (ks)

Vyjadřuje celkový počet organizací, které z projektu získají podporu a alespoň z části ji využijí pro svůj rozvoj. Do tohoto počtu se zahrnuje předkladatel a jeho partneři uvedení v žádosti o finanční podporu (např.: pokud má žadatel dva partnery, bude hodnota tohoto ukazatele 3.)

 

• Počet úspěšně podpořených osob (ks)

Vyjadřuje počet osob, u kterých soubor poskytnutých podpor splní svůj předem definovaný účel (např. složení závěrečné zkoušky, absolvování určitého minimálního podílu kurzu, umístění na pracovní místo apod.).

 

• Počet nových/inovovaných produktů (ks)

Vyjadřuje počet nově vytvořených nebo inovovaných produktů, tj. produktů, ve kterých změny v jejich cílech, obsahu, metodách nebo formách zvýší jejich kvalitu. Produkt je souhrnný pojem označující všechny formy, kterými je poskytována podpora cílovým skupinám, např. vzdělávací program, kurz, metodika, osnovy, školní vzdělávací program, e-learningový produkt, rekvalifikační modul, integrační postupy, vytvořená či inovovaná vzdělávací pomůcka atp.

Výše uvedené ukazatele jsou v rámci monitorovacích zpráv vykazovány v detailnějším členění s ohledem na např. pohlaví, postavení na trhu práce apod.