Nejčastější zjištění při kontrolách

Náležitosti účetních dokladů
Vnitřní předpisy – podpisy, samostatná pokladna
Používání bankovních účtů
Položkové výpisy za telefon
Pracovní smlouvy a pracovní výkazy
Pracovní cesty a cestovní náhrady
Dodávka zboží nebo služeb, smlouvy uzavřené s dodavatelem
Realizace výběrových řízení
Partnerské smlouvy
Zaúčtování dotace

 

Náležitosti účetních dokladů

Příjemce je povinen k žádosti o platbu předkládat kopie účetních dokladů. Nelze akceptovat kopie s chybějícími náležitostmi účetního dokladu tak, jak je definuje v § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
Účetní doklad musí obsahovat:
a)    označení účetního dokladu - z každého účetního dokladu musí být patrno, o jaký doklad se vlastně jedná, tj. zaplacení dodávky zboží, příjemka apod.
b)    obsah účetního případu a jeho účastníky - zákon nestanoví, jak podrobný musí popis být, ale vzhledem k tomu, že povinnost doložit oprávněnost výdajů spočívá na účetní jednotce, je dobré obsah účetního případu popsat co nejjasněji
c)    peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d)    okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e)    okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
f)    podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování, tj. vlastnoruční nebo elektronický podpis dvou osob – osoby zodpovědné za účetní případ a účetní; podpisovým záznamem může být i obdobný průkazný účetní záznam v technické formě.

Účetním dokladem (po doplnění náležitostí podle § 11 zákona č. 563/1991) nebo podkladem pro vyhotovení účetního dokladu jsou zejména faktury, kupní smlouvy, leasingové smlouvy, odpisový plán, pokladní doklady apod.
V době podání Žádosti o proplacení výdajů vzniklých v rámci realizace jednotlivých projektů musí být uznatelný výdaj uhrazen ze strany příjemce.
Náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i na jiných než účetních záznamech (např. daňová přiznání apod.); tyto záznamy se uschovávají po stejnou dobu jako účetní doklad.
Zejména upozorňujeme na to, aby na kopii nechyběly podpisové záznamy – jednak osoby odpovědné za účetní případ, a účetní.

 

Vnitřní předpisy – podpisy, samostatná pokladna

S ohledem na pravidla JPD 3 po příjemcích jsou při kontrole na místě po příjemci dotace žádány k nahlédnutí tyto vnitřní předpisy:
1)    stanovení oprávnění, povinnosti a odpovědnosti osob příjemce ohledně podpisových záznamů k účetním dokladům;
2)    (používá-li příjemce pokladnu), vnitřní předpis o pokladním limitu; limit by měl odrážet potřebu na pokladní hotovost. S osobou odpovědnou za svěřenou hotovost by měla být uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti podle § 176 Zákoníku práce.

Pro úplnost uvádíme přehled dalších vnitřních předpisů:

Předpisy, jejichž zpracování předpokládá zákon o účetnictví:
Koloběh účetních dokladů v organizaci:
§ 6
§ 11 Účetní doklad – tj. stanovení odpovědnosti za účetní případ
§ 12 Účetní zápis – tj. stanovení podpisových vzorů
§ 33a Průkaznost účetního záznamu – viz § 11

Směrná účtová osnova a účtový rozvrh:
§ 14– sestavení účtového rozvrhu, včetně všech číselníků a zkratek používaných v účetní jednotce

Ostatní
§ 24 odst. 7 Kursové rozdíly – přepočet z cizí na českou měnu
§ 28 Odpisový plán – sestavení odpisového plánu
§ 29 a 30 Inventarizace majetku a závazků

Předpisy, jejichž zpracování předpokládají další právní normy:
Zákoník práce, § 21 – stanovení pracovněprávních nároků
Zákon o cestovních náhradách, § 5 – stanovení sazby stravného
Zákon o cestovních náhradách, § 12 – stanovení sazby stravného pro zahraniční pracovní cesty
Zákon o cestovních náhradách, § 19 – paušalizace cestovních náhrad
Zákon o daních z příjmů, § 6, odst. 8 – paušalizace náhrad poskytovaných zaměstnancům podle zákoníku práce

Dále prováděcí vyhlášky k zákonu o účetnictví a České účetní standardy doporučují stanovit vnitřním předpisem zásady pro tvorbu a používání rezerv, zásady vnitropodnikového účetnictví, účtování zásob, oceňování zásob apod.

 

Používání bankovních účtů

Samostatný bankovní účet projektu je zřízen proto, aby oddělil platební operace související s projektem od ostatních plateb organizace. Příjemce tedy k úhradě plateb používá tento účet.
Platná Příručka pro příjemce umožňuje využívat k úhradě plateb i jiný než samostatný bankovní účet projektu. V takovém případě příjemce musí k monitorovací zprávě, resp. žádosti o platbu předložit seznam plateb uskutečněných z jiného účtu a doložit tyto platby kopií výpisu z použitého bankovního účtu.

V některých případech je využívání provozního účtu organizace logické, např. pro úhradu plateb zdravotního a sociálního pojištění hrazených zaměstnavatelem za zaměstnance pracující jak na projektu, tak na jiných aktivitách organizace, nebo pro úhradu nájemného za prostory organizace, které jsou z projektu financovány jen částečně. V jiných případech (např. úhrada faktury za nakoupené počítače pro účely projektu, úhrada tlumočnických a překladatelských služeb při pořádání konference k projektu apod.) platí, že výdaje je třeba hradit hrazeny ze samostatného bankovního účtu projektu.

Pokud byl výdaj omylem uhrazen z provozního účtu, převede příjemce částku odpovídající úhradě z účtu projektu na provozní účet. K žádosti o platbu pak předloží výpis z provozního účtu a tak prokáže úhradu uznatelného výdaje.

Pokud je omylem z účtu projektu uhrazen výdaj nesouvisející s projektem, převede příjemce bez zbytečného prodlení stejnou částku z provozního účtu na účet projektu. Na kopii výpisu k účtu projektu označí příjemce platbu i zpětný převod.

 

Položkové výpisy za telefon

Příručka pro příjemce vyžaduje, aby bylo možné provést položkovou kontrolu telefonních hovorů. Z toho plyne povinnost pro příjemce vyžádat si u telefonního operátora zasílání položkových výpisů. Jelikož využívání předplacených kupónů neumožňuje zasílání položkových výpisů, nelze uznat náklady na jejich zakoupení.
Položkové výpisy se nepřikládají k žádosti o platbu, příjemce je předkládá k nahlédnutí při kontrole na místě. Poplatky za položkový výpis jsou uznatelným nákladem projektu.

 

Pracovní smlouvy a pracovní výkazy

Počet odpracovaných hodin v měsíci pro účely projektu se odvíjí od typu uzavřeného pracovněprávního vztahu. Počet vykazovaných a zaúčtovaných hodin by měly odpovídat stanovené pracovní době ve smlouvě (či dohodě).
Popis činnosti vykonávané pro projekt by měl být stručný a jasný a měl by odpovídat popisu pracovní náplně v pracovní smlouvě, resp. dohodě o pracovní činnosti nebo dohodě o provedení práce.

Výkazy práce jsou posuzovány s ohledem na složení a úvazek členů realizačního týmu uvedeného v projektové žádosti. Veškeré změny ve složení realizačního týmu oproti schválené žádosti by měl příjemce popsat v monitorovací zprávě.

 

Pracovní cesty a cestovní náhrady

V JPD 3 platí, že uznatelné jsou pouze ty cestovní výdaje, které souvisí s cíli projektu. Pro příjemce to znamená, že účel pracovní cesty hrazené z projektu by měl být jasně uveden v cestovním příkazu zaměstnance. Současně by se záznam o vykonané pracovní cestě měl objevit i v pracovním výkaze.

Cestovní náhrady se prokazují podle zákona o cestovních náhradách a podle aktuálně platné vyhlášky MPSV, která stanovuje rozmezí sazeb pro některé typy výloh. Konkrétní výši sazeb si účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem nebo přímo v pracovní smlouvě se zaměstnancem.

Výslovně upozorňujeme na dvě pravidla:
1) zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu musí do 10 pracovních dní od ukončení pracovní cesty předložit svému zaměstnavateli doklady, které jsou nutné k vyúčtování pracovní cesty, a vrátit zálohu, kterou nemůže vyúčtovat.
2) zaměstnavatel musí do 10 pracovních dnů ode dne předložení dokladů od zaměstnance provést vyúčtování pracovní cesty a případně uspokojit jeho nároky.
Pokud zaměstnavatel uplatňuje paušalizaci cestovních náhrad, pak by měl vnitřním předpisem stanovit způsob paušalizace.

Se zaměstnanci pracujícími pro zaměstnavatele na DPP nebo na DPČ musí být ustanovení o poskytování cestovních náhrad sjednáno odděleně od odměny za vykonávanou práci. To znamená, že v uzavřené DPP nebo DPČ by měla být v jednom bodě stanovena výše odměny a v jiném ustanovení o tom, že zaměstnanec souhlasí s vysíláním na pracovní cestu a že mu budou poskytovány cestovní náhrady podle vnitřního předpisu zaměstnavatele nebo přímo podle ustanovení v dohodě.

 

Dodávka zboží nebo služeb, smlouvy uzavřené s dodavatelem

Dokladování dodávky zboží nebo služeb v hodnotě do 100 000 Kč bez DPH
Dodávka zboží nebo služby na fakturu musí být podložena objednávkou. Příjemce archivuje objednávky zasílané poštou nebo vytištěné elektronické objednávky. U telefonických objednávek příjemce archivuje písemný záznam o uskutečnění objednávky.
V případě faktur hrazených v hotovosti přímo v místě prodeje objednávky nevyžadujeme.

Dokladování dodávky zboží nebo služeb v hodnotě nad 100 000 Kč bez DPH
Dodávka zboží nebo služby je možná jen na základě písemně uzavřené smlouvy s dodavatelem. Smlouva bude obsahovat:

• Druh dodávaného zboží, služby nebo práce a jeho specifikaci
• Cenu
• Přehled uznatelných nákladů – tato podmínka vyplývá z ustanovení v rozhodnutí o poskytnutí dotace, resp. smlouvy o poskytnutí finanční podpory
• Lhůtu pro dodání
• Sankce za neplnění podmínek smlouvy

Dále příjemce musí ve smlouvě dodavatele zavázat k tomu, aby příjemci poskytl veškeré doklady související s realizací projektu a umožnil kontrolním subjektů provedení kontroly všech dokladů vztahujících se k realizaci projektu.[1]

 

Realizace výběrových řízení

Pro realizaci výběrových řízení platí, že příjemce musí zajistit výběr dodavatele transparentním a nediskriminačním způsobem.

Zadávací podmínky (poptávka) musí být zpracována tak, aby obsahovala dostatečně jasný předmět zakázky a požadované množství.
Při zadání poptávky na dodávku např. počítačového vybavení musí poptávka obsahovat i technické specifikace. Příjemce by měl v poptávce uvést i způsob zpracování nabídkové ceny. V závislosti na charakteru dodávky pak může příjemce do poptávky uvést další požadavky.

Příklad:
Organizace realizující projekt zaměřený na rozvoj jazykových kompetencí pracovníků hotelových recepcí připravuje zadání zakázky na dodávku služeb lektorů cizích jazyků. Předpokládaná cena zakázky je 200 000 Kč bez DPH a kurzy mají běžet po dobu tří měsíců.

Špatný postup při výběrovém řízení:
Organizace osloví elektronicky 5 jazykových agentur, které mohou zajistit realizaci dodávky.

E-mail je formulován takto:
Máme zájem o dodávku jazykové výuky pro naše zaměstnance. Mělo by se jednat o výuku angličtiny. Nabídková cena nesmí překročit 200 000 Kč bez DPH. Dodávka bude trvat 12 měsíců. Na Vaši nabídku se budeme těšit do 20.1.2006.

Jaké chyby poptávka obsahuje?

• Organizace nezaslala nabídku písemně poštou. Podle Příručky pro příjemce je třeba  dodavatele oslovit  písemně, a pokud možno i elektronicky.
• Předmět zakázky není jasný, neobsahuje rozsah výuky ani počet zaměstnanců účastnících se kurzů. V poptávce není uvedeno, o jaký typ výuky by se mělo jednat, zda o výuku obchodního jazyka nebo např. angličtinu pro začátečníky. Poptávka nespecifikuje datum zahájení a ukončení realizace kurz. Případnému dodavateli nebude zřejmé, jak má vytvořit nabídku, ani nabídkovou cenu.
• Podle pravidel JPD 3 platí, že u dodávky služeb je kritériem výběru dodávky ekonomická výhodnost. Doporučenými kritérii výběru jsou reference dodavatele a cena. Příjemce by měl tato kritéria uvést v poptávce a vyžádat si ze strany dodavatelů zpracování nabídky tak, aby tato kritéria mohl uplatnit.

Správný postup při výběru dodavatele:
Organizace osloví elektronicky i písemně 5 jazykových agentur, které mohou zajistit realizaci dodávky.

E-mail je formulován např. takto:
Máme zájem o dodávku jazykové výuky pro zaměstnance hotelu XYZ. Předmětem zakázky je dodávka výuky obecné angličtiny pro středně pokročilé s důrazem na rozvoj konverzačních schopností. Výuka bude probíhat dvakrát týdně ve dvouhodinovém bloku v prostorách  zadavatele, přičemž jeden blok se zaměří na výuku obecné angličtiny a druhý blok se zaměří na konverzaci. Výuky se bude účastnit 10 zaměstnanců. Výuka bude trvat 12 měsíců. Její zahájení plánujeme na 1.3.2006. Limitní cena je 200 000 Kč bez DPH.

Nabídka musí obsahovat popis zkušeností dodavatele se zajištěním jazykové výuky. Lektoři musí splňovat tato kritéria: dokončené VŠ vzdělání zaměřené na jazykovou výuku, držitel certifikátu dokládajícího jeho znalost jazyka, prokazatelná praxe ve výuce angličtiny.

V cenové kalkulaci uveďte, prosím, jak celkovou cenu dodávky, tak hodinovou sazbu lektora. Kritérii výběru jsou reference dodavatele (váha 40 %) a nabídková cena (váha 60 %). Vaši nabídku očekáváme nejpozději 20.1.2006.

Komentář:
Vidíme, že organizace jasně specifikovala předmět zakázky, včetně popisu rozsahu výuky, požadované úrovně vyučovaného jazyka a kvalifikačních požadavků na lektory.

 

Partnerské smlouvy

Obecně platí, že příjemce se řídí Příručkou pro příjemce a ustanoveními v rozhodnutí, resp. smlouvě o poskytnutí finanční podpory. Pro příjemce je závazná verze Příručky k datu úkonu, který souvisí s realizací projektu.

Partnerství je podle pravidel JPD 3 postaveno na nekomerční bázi, a proto se smlouva s partnerem uzavírá podle občanského zákoníku. Partnerská smlouva uzavřená podle obchodního zákoníku vzbuzuje podezření, že se jedná o obchodně-právní vztah a že bude docházet k dodávce zboží nebo služeb za úplatu.

Aktuální verze Příručky upravuje partnerské smlouvy takto:

Příjemce musí s partnerem uzavřít smlouvu o partnerství. Smlouva bude obsahovat roli a odpovědnost příjemce a partnera. Smlouva obvykle specifikuje, které činnosti vykonává příjemce a které partner. Nezbytnou součástí je ustanovení o finančních tocích mezi partnerem a příjemcem, zejména způsob a termíny vyúčtování nákladů vzniklých partnerovi.

Z Rozhodnutí o poskytnutí dotace, resp. Smlouvy o poskytnutí finanční podpory pro příjemce dále vyplývají tyto povinnosti:

1. Příjemce je povinen zajistit, aby všichni jeho partneři vedli analytickou účetní evidenci všech účetních případů vztahujících se k realizaci projektu
2. Příjemce je povinen zajistit, aby všichni jeho partneři a dodavatelé včetně dodavatelů partnerů uchovávali veškeré dokumenty související s realizací projektu a prokazující čerpání podpory po dobu nejméně 10 let od ukončení financování projektu způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství.
3. Příjemce je povinen zajistit, aby všichni jeho partneři při výběru dodavatelů na zajištění dodávek a služeb postupovali v souladu se zákonem č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, jeho prováděcími předpisy a v souladu s postupy uvedenými v Příručce pro příjemce.
4. Příjemce je povinen zajistit, aby všichni partneři po celou dobu realizace projektu dodržovali politiky ES, zejména pravidla hospodářské soutěže, platné předpisy upravující veřejnou podporu, zadávaní veřejných zakázek, principy ochrany životního prostředí a prosazování rovných příležitostí.
5. Příjemce ani jeho partneři nesmí po dobu realizace projektu majetek i jen částečně pořízený z poskytnuté podpory prodat ani převést na třetí osobu.
6. Příjemce má povinnost zajistit, aby partneři vytvořili podmínky k provedení kontroly všech dokladů vztahujících se k realizaci projektu, umožnili průběžné ověřování souladu údajů uváděných v monitorovacích zprávách se skutečným stavem v místě realizace projektu a poskytovali součinnost všem osobám oprávněným k provádění kontroly, příp. jejich zmocněncům.
7. Protože se jedná o povinnosti příjemce vzhledem k poskytovatelům, doporučujeme, aby příjemce zavázal své partnery k dodržování těchto podmínek ve smlouvě o partnerství, případně dodatkem doplnil tato pravidla již do uzavřených smluv.

 

Zaúčtování dotace

Postupy účtování obecně upravují české účetní standardy vydávané pro stanovené skupiny účetních jednotek. České účetní standardy navazují na zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a na prováděcí předpisy.

Pro účely tohoto článku rozdělíme příjemce do čtyř skupin:

1. Podnikatelé
2. Nepodnikatelské subjekty – občanská sdružení, církve a náboženské společnosti, obecně prospěšné společnosti, zájmová sdružení právnických osob, organizace s mezinárodním prvkem, nadace a nadační fondy, veřejné vysoké školy
3. Orgány veřejné správy – Hl. m. Praha, organizace zřizované hl. m. Prahou, městské části, organizace zřizované městskými částmi
4. Fyzické osoby, které vedou daňovou evidenci

Ad 1) Podnikatelé

Zaúčtování dotace probíhá takto:

1. Zaúčtování příjmu dotace: MD - 22 - Účty v bankách, Dal 34 - Zúčtování daní a dotací
2. Použití dotace: MD - 34 - Zúčtování daní a dotací, Dal 64 nebo 66 – ostatní provozní výnosy, resp. finanční výnosy ve věcné a časové souvislosti s účtováním nákladů na stanovený účel.

Ad 2) Nepodnikatelské subjekty

Zaúčtování dotace probíhá ve dvou krocích:

1. Zaúčtování nároku na dotaci: MD 34 – Zúčtování daní, dotací a ostatní zúčtování, Dal 69 – Provozní dotace
2. Zaúčtování přijetí dotace na účet: MD 22 – Účty v bankách, Dal – 34 – Zúčtování daní, dotací a ostatní zúčtování

Zaúčtování nároku na dotaci probíhá současně s přijetím dotace na účet projektu.
Dotace se účtuje jen ve výši přijaté částky dotace.
Ke dni účetní závěrky, pokud během účetního období účetní jednotka čerpala náklady – uznatelné výdaje a současně nárokovala tyto výdaje u poskytovatele dotace, zaúčtuje účetní jednotka nárok na dotaci v dohadné výši. Nárok se účtuje zápisem na vrub účtové třídy 3 – Dohadné účty aktivní a ve prospěch účtové třídy 6 – Výnosy.

Ad 3) Orgány veřejné správy

a) Hl. m. Praha a městské části
Účtuje se o přijetí dotace MD 231 – Základní běžný účet, Dal – 217 - Zúčtování příjmů územních samosprávných celků

b) Organizace zřizované hlavním městem Prahou
Zaúčtování dotace probíhá obdobně jako u nepodnikatelských subjektů probíhá, a to ve dvou krocích:

1. Zaúčtování nároku na dotaci:
   MD 346 - Nároky na dotace a ostatní zúčtování se státním rozpočtem, Dal – 691 – Příspěvky a dotace na provoz
   MD 348 – Nároky na dotace a ostatní zúčtování s rozpočtem orgánů územních samosprávných celků, Dal – 691 - Příspěvky a dotace na provoz
2. Zaúčtování přijetí dotace na účet:
   MD 241 – Běžný účet, Dal 346 - Nároky na dotace a ostatní zúčtování se státním rozpočtem
   MD 241 – Běžný účet, Dal 348 - Nároky na dotace a ostatní zúčtování s rozpočtem orgánů územních samosprávných celků

Organizacím zřizovaným jiným zřizovatelem, než je hl. m. Praha, doporučujeme, aby si u svého zřizovatele ověřily, zda mohou použít zde naznačený způsob.

Také zde platí, že nárok a úhrada jsou zaúčtovány současně. Ke dni účetní závěrky, pokud během účetního období účetní jednotka čerpala náklady – uznatelné výdaje a současně nárokovala tyto výdaje u poskytovatele dotace, zaúčtuje účetní jednotka nárok na dotaci v dohadné výši. Nárok se účtuje zápisem na stranu MD účtové třídy 3 – Dohadné účty aktivní a na stranu Dal účtové třídy 6 – Výnosy.

Ad 4) Fyzické osoby, které vedou daňovou evidenci

Fyzické osoby, které vedou daňovou evidenci podle § 7 zákona o daních z příjmů evidují příjmy a výdaje do období, kdy byly fyzicky přijaty a vydány.

---

[1] Tyto podmínky souvisejí s ustanovením § 13, odst. 3 a 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě.