Novinky platné od března 2007

Od března 2007 se mění formulář monitorovací zprávy, prostřednictvím kterého nás příjemci zpravidla v tříměsíčních intervalech informují o postupu realizace projektu. Kromě toho se mění indikátory, které byly doposud vykazovány v % (tzv. podílové ukazatele). Od března se za projekt budou odevzdávat nikoli procenta, ale absolutní čísla. Poslední změnou jsou nové formuláře, které slouží k uveřejnění zadávacích podmínek a následně také výsledku výběrového řízení na www.esfcr.cz (pozn.: týká se výběrových řízení s předpokládanou cenou nad 500 000 Kč bez DPH).

Nová monitorovací zpráva včetně upravených příloh a pokynů, jak vše zpracovat, je ke stažení v článku Monitorovací zpráva a pokyny k jejímu vyplnění v sekci Pro příjemce. Pro přehlednost jsme zpracovali přehled novinek, která nová verze zprávy přináší.

Hlavní body přehledu novinek:

• Monitorovací zpráva
• Přílohy monitorovací zprávy včetně monitorovacích indikátorů
• Výběr dodavatele

 

Změny v textu monitorovací zprávy

V samotném textu monitorovací zprávy přibyly kolonky týkající se budoucnosti realizace:

• Uvádí se změny v klíčových aktivitách v období, které následuje po čtvrtletí, ke kterému se zpráva váže;
• Uvádí se předpokládaná částka, o kterou budete příště žádat, a měsíc, ve kterém si plánujete předložit žádost o platbu na tuto částku.

Kromě toho jsme v textu zprávy zjednodušili vykazování příjmů projektu. Nově stačí uvádět celkové předpokládané příjmy, příjmy za aktuální monitorovací období a částku příjmů od počátku realizace.

 

Změny v přílohách monitorovací zprávy

Příloha č. 1: Monitorovací ukazatele 

Monitorovací ukazatele se jako dosud vykazují pomocí počítačového programu Benefit MONITORING, nicméně došlo ke změně ukazatelů, které byly dříve vyjadřovány v %. Nově se veškeré údaje vyjadřují v absolutních číslech.
K tomu, abyste mohli úspěšně vykazovat ukazatele v novém formátu, si musíte do svého počítače stáhnout novou verzi programu Benefit MONITORING (k dispozici ke stažení v článku Monitorovací ukazatele JPD 3 v sekci Pro příjemce). To, že máte v počítači už předchozí verzi tohoto programu, nepředstavuje problém.
Po nainstalování nové verze programu Benefit MONITORING vytvořte vždy novou žádost, nikdy nekopírujte starší soubory (tj. zprávy o indikátorech), program by nefungoval korektně.
Při vyplňování ukazatelů je nutno postupovat podle metodického pokynu, který jsme pro přehlednost vytvořili pro každé opatření zvlášť. Také tyto pokyny jsou ke stažení v článku Monitorovací ukazatele JPD 3 v sekci Pro příjemce.

 

Příloha č. 2: Přehled uzavřených zadávacíh řízení

Přehled o výběrových řízeních existoval v monitorovací zprávě i dříve, nicméně jako příloha v textovém soubory a vždy jen za dané období, ke kterému se zpráva vázala. Nová podoba přehledu uzavřených zadávacích řízení obsahuje informace o všech uzavřených zadávacích řízeních za celou dobu realizace projektu, nikoli pouze za jedno monitorovací období.
Přílohu č. 2 přikládejte k Monitorovací zprávě jenom v případě, že se v ní od jejího posledního předložení něco změnilo, tj. pokud jste od posledního předložení přílohy č. 2 do přehledu doplnili informace o novém uzavřeném řízení. Pokud už jste před březnem 2007, kdy se začal používat nový typ přílohy č. 2, uzavřeli nějaké výběrové řízení, uveďte ho do tabulky pro přehlednost zpětně.
Upozorňujeme, že kromě přehledu v této příloze je k monitorovací zprávě nutné přiložit zadávací podmínky a zápis/zprávu o posouzení a hodnocení nabídek, a to elektronicky i v kopii s příslušnými podpisy. Samozřejmě pokud ke dni předložení zprávy existují zatím jen zadávací podmínky, protože řízení ještě nebylo ukončeno, předložíte jen zadávací podmínky.

 

Příloha č. 3: Přehled poskytnutých veřejných podpor

Přehled o veřejné podpoře v rámci projektu obdobně jako přehled výběrových řízení není novinkou, existoval i dříve, nicméně dříve shrnoval údaje jen za dané období, ke kterému se zpráva vázala. Nová podoba přehledu poskytnutých veřejných podpor obsahuje informace o všech poskytnutých veřejných podporách za celou dobu realizace projektu.
Přílohu č. 3 přikládejte k Monitorovací zprávě jenom v případě, že se v ní od jejího posledního předložení něco změnilo, tj. pokud jste od posledního předložení přílohy č. 3 do přehledu doplnili informace o nově poskytnuté podpoře de minimis či veřejné podpoře. 
Pokud už jste před březnem 2007, kdy se začal používat nový typ přílohy č. 3, poskytli veřejnou podporu či podporu de minimis v rámci projektu (příp. pokud jste sami příjemcem veřejné podpory či podpory de minimis), uveďte tuto informaci do tabulky pro přehlednost zpětně.

 

Příloha č. 4: Žádost o platbu

Nedošlo ke změně, jako dosud se žádost generuje z programu Benefit.
Pokud se Vám nedaří žádost o platbu vygenerovat, protože máte poškozený soubor se schválenou žádostí o podporu nebo jiný technický problém, řešením je simulace původní žádosti o podporu pomocí tzv. iniciační dávky. Podrobnosti naleznete v článku Zadání žádosti o platbu - Benefit - inicializační dávka v sekci Pro příjemce.

 

Příloha č. 5: Přehled čerpání uznatelných výdajů

Změny jsou jen kosmetické, odstranili jsme řádky týkající se neuznatelných výdajů, příjmů  a vlastních zdrojů příjemce, protože na jejich vykazování je vyhrazen jiný prostor v monitorovací zprávě.

 

Příloha č. 6: Soupiska účetních dokladů

Soupiska je nadále povinnou přílohou v případě, že žádáte o platbu. Vzor soupisky, který je k dispozici, není závazný. Nicméně soupiska, kterou vytvoříte samostatně (tj. bez použití nabídnutého vzoru),  musí obsahovat veškeré údaje, které jsou ve vzoru přílohy č. 6 předepsány a současně musí obsahovat prohlášení o správnosti dat podepsané statutárním orgánem, příp. jím pověřenou osobou, a osobou odpovědnou za zaúčtování.
Dvojí podpis souvisí s tím, že pro výdaje, které nepřevýší 5 000 Kč, už není nutné kopírovat příslušné účetní doklady. K uznání těchto výdajů stačí jejich uvedení na soupisku;  samozřejmě za splnění podmínek, že všechny výdaje jsou dle pravidel JPD 3, nechybí podpisy a prohlášení.
Do soupisky uvádějte konkrétně, co bylo předmětem výdaje. V případě, že z popisu nebude zřejmé, co bylo předmětem výdaje, budete požádáni o předložení kopie dokladu.
Kromě vlastní přílohy č. 6 Soupiska účetních dokladů jsou k dispozici také speciální přehledy pro mzdové výdaje (viz příloha č. 6A) a výdaje na cestovné (viz příloha č. 6B). Informace, které jsou podrobně rozepsány v přílohách č. 6A a 6B stačí do Soupisky účetních dokladů uvádět souhrnně, tj. členit je jen dle položky rozpočtu projektu.

 

Příloha č. 6A: Rozpis mzdových výdajů

Osobní výdaje (kapitola 1 rozpočtu projektu) a mzdové výdaje na klienty projektu (kapitola 7.1 rozpočtu projektu) už není třeba dokládat prostřednictvím kopií jednotlivých výplatních a zúčtovacích listin. Kopie jednotlivých dokladů nahrazuje příloha č. 6A podepsaná mzdovou účetní projektu. (Pozn.: Místo přílohy č. 6A lze využít jiný průkazný způsob jmenných mzdových přehledů. Mzdové přehledy musí obsahovat veškeré nezbytné údaje pro vyúčtování výdajů projektu.)

 

Příloha č. 6A: Rozpis cestovních náhrad

Výdaje za cesty se souhrnně uvádějí do přílohy č. 6B. U výdajů na cestovné platí stejné pravidlo jako u všech ostatních kapitol výdajů (mimo osobních), tj. že není třeba je dokládat prostřednictvím kopií jednotlivých prvotních dokladů, pokud výdaj na jeden cestovní příkaz nárokovaný v projektu nepřekročil částku 5 000 Kč. Kopie dokladů u výdajů projektu do 5 000 Kč nahrazuje jejich zaznamenání do přílohy č. 6B podepsané osobou odpovědnou za zaúčtování.

 

Příloha č. 7: Kopie účetních dokladů

Jak už bylo řečeno u příloh č. 6, 6A a 6B, nově platí, že se předkládají pouze kopie účetních dokladů na výdaje projektu přesahující 5 000 Kč. V případech, kdy je z projektu nárokována pouze část celkové hodnoty účetního dokladu, je rozhodující výše této nárokované částky. V případě hotovostních výdajů se účetními doklady myslí výdajové pokladní doklady včetně prvotních dokladů (např. paragonů), přičemž kopie prvotních dokladů s částkou do 5 000 Kč včetně nemusí být k monitorovací zprávě přikládány.
Účetní doklady s částkou do 5 000 Kč včetně jsou pouze uvedeny v soupisce účetních dokladů. Při kontrole žádosti o platbu mohou být vyžádány kopie těchto dokladů k provedení namátkové kontroly.
Kopie účetních dokladů pro výdaje, které jsou podrobně rozepsány na příloze č. 6A není třeba předkládat vůbec, a to bez ohledu na výši výdajů, ke kterým se vztahují.

 

Příloha č. 8: Výpis z účtu projektu

Nedošlo ke změnám; upozorňujeme pouze, že pro doložení využívání dotace poskytnuté na projektový bankovní účet jsou akceptovány pouze výpisy z účtu projektu zaslané bankou v písemné formě. V případě dokládání úhrady výdaje z jiného účtu, než je účet projektu, je možné využít i výpisy získané prostřednictvím elektronického bankovnictví, nejsou nezbytné písemné výpisy zasílané bankou.

 

Příloha č. 9: Přepracovaný rozpočet projektu

Změny jsou jen kosmetické, nastavili jsme systém tak, aby se při navýšení rozpočtu položky ve sloupci „Přesun..“ objevila kladná hodnota a aby to naopak při snížení položky bylo číslo záporné.

 

Příloha č. 10: Přepracovaný harmonogram projektu

Beze změn. Nadále je v kompetenci každého příjemce, aby si zvolil formu, jakou nám případné změny v realizaci klíčových aktivit v čase dá vědět.

 

Příloha č. 11: Auditorská zpráva

Beze změn. Nadále platí, že se předkládá pouze se závěrečnou zprávou u projektů s celkovými uznatelnými výdaji ve výši 3 mil. Kč a více (dle smlouvy, resp. rozhodnutí o poskytnutí dotace).

 

Příloha č. 12: Souhrnná informace o realizovaném projektu

Beze změn. Tato příloha se přikládá jen k závěrečné zprávě. Shrnuje hlavní body projektu a slouží pro případnou prezentaci na internetových stránkách poskytovatele podpory apod.

 

Příloha č. 13: Podpisové vzory osob oprávněných k podepisování Monitorovací zprávy JPD 3

Tato příloha je zcela nová a souvisí s tím, že výdaje nepřevyšující částku 5 000 Kč nemusí být dokládány prostřednictvím kopií účetních dokladů. Příloha obsahuje přehled zodpovědnosti jednotlivých pracovníků organizace příjemce vzhledem k Monitorovací zprávě a jejím přílohám. Oprávněnost podpisovat zprávu či jednotlivé přílohy se odvíjí od funkce, kterou pracovník vykonává v rámci organizace příjemce (a měla by navazovat na interní předpisy platné v organizaci).
Přílohu č. 13 postačuje předložit pouze jednou v rámci realizace projektu. Nové předložení je třeba pouze v případě, že dojde ke změnám v nastavení, kdo je oprávněn jednotlivé součásti Monitorovací zprávy, resp. jejích příloh podepisovat. V takovém případě stačí předložit vzor podpisu jenom pro funkci, u které došlo ke změně; není třeba předložit kompletní seznam a podpisy všech osob. Samozřejmě platí, že pokud dvě funkce (např. mzdovou účetní a účetní) zastává stejný člověk, podepisuje vše pouze on, není nezbytné speciálně pro projekt tyto činnosti přidělovat několika osobám.

 

Výběr dodavatele

Protože se stále setkáváme s problémy týkajícími se výběru dodavatele v rámci podpořených projektů, připravili jsme pro Vás pomůcku – průvodce pravidly pro výběrová řízení JPD 3. Součástí pomůcky jsou i dva vzorové příklady: jeden na dodávku počítačového vybavení, druhý na nákup jazykového vzdělávání.
Kromě toho Ministerstvo práce a sociálních věcí drobně upravilo formuláře, na základě nichž žádáte o zveřejnění poptávky po dodávce a následně také o zveřejnění výsledku výběrového řízení na internetových stránkách www.esfrcr.cz.
Podobnosti najdete v článku Pravidla pro výběr dodavatele v JPD 3 v sekci Pro příjemce.