Průvodce novinkami ve zpracování monitorovacích zpráv JPD 3

Od začátku března 2007 platí nová pravidla pro prokazování výdajů v monitorovací zprávě:

Výdaje pod 5.000 Kč již není třeba dokládat kopiemi paragonů, faktur, výdajových pokladních dokladů ani bankovních výpisů
1. . Postačí, když bude každý takový výdaj uveden v soupisce účetních dokladů. Ta musí být podepsaná osobou, která je zodpovědná za zaúčtování prokazovaných výdajů, a statutárním zástupcem či jinou oprávněnou osobou. Soupisku lze použít jak pro výdaje příjemce, tak i partnerů.
   
2. Další změnou je dokladování mzdových výdajů projektu. Kopie výplatních pásek, případně mzdových listů jsou nově nahrazeny tabulkou – příloha č. 6A - Přehled mzdových výdajů . Tabulka musí být podepsána osobou, která zodpovídá za zúčtování mezd v dané organizaci.
   
   POZOR: povinnost dokládat k monitorovací zprávě úhradu mzdových výdajů (čisté mzdy, odvody, daně, úrazové pojištění atd.) nad 5.000 Kč nadále trvá. Limit 5.000 Kč se v případě mezd vztahuje na hrubou mzdu nárokovanou z projektu pro jednoho pracovníka. V případě mzdy vyplácené na základě pracovní smlouvy nebo na základě dohody o pracovní činnosti, které jsou obvykle vypláceny měsíčně, se pro porovnání s limitem 5.000 Kč bere měsíční hrubá mzda jednoho pracovníka nárokovaná z projektu, V případě dohody o provedení práce záleží na výši jednotlivé splátky – odměna může být vyplacena najednou po dokončení díla i na několik splátek podle toho, jak bylo mezi pracovníkem a zaměstnavatelem dojednáno.
   
3. Obdobně bylo zjednodušeno vykazování cestovních náhrad.  Zde platí, že výdaje na pracovní cesty zaměstnanců, které nepřekročí 5.000 Kč, je možné dokladovat pouze prostřednictvím přehledové tabulky – přílohy č. 6B – Rozpis cestovních náhrad ( na rozdíl od ostatních výdajů projektu, je u cestovních náhrad potřeba více informací, proto jsou vykazovány samostatnou tabulkou).

Tyto změny mají za cíl ulehčit kontrolu monitorovacích zpráv a tím také urychlit proces jejich schvalování. Prosíme Vás, abyste postupovali podle nových pravidel.

Nová verze formuláře monitorovací zprávy, jejích příloh a revidované pokyny k vyplnění najdete na webových stránkách JPD3 v článku Monitorovací zpráva a pokyny k jejímu vyplnění. Uvedené výjimky se týkají pouze dokladování výdajů v žádostech o platbu. Originály všech dokladů musí být samozřejmě k nahlédnutí u příjemce, případně partnera.

 

Nejčastější dotazy týkající se novinek ve zpracování monitorovacích zpráv

• Přikládání kopií účetních dokladů k monitorovací zprávě – otázky č. 1, 2, 3, 4, 5
• Podepisování monitorovací zprávy a některých jejích příloh – otázky č. 6, 15
• Zaznamenávání údajů do soupisky účetních dokladů – otázky č. 7, 8, 9, 10
• Vykazování osobních výdajů – otázky č. 10, 11, 12, 13, 14, 15

 

Otázka č. 1:  V rámci projektu si nárokuji výdaje ve výši bez DPH. Nakoupil jsem kancelářské potřeby za 4.800 Kč bez DPH, tj. 5.720 Kč včetně DPH. Která částka je rozhodující pro zařazení kopie dokladu do monitorovací zprávy, včetně nebo bez DPH?

Pro rozhodnutí je důležitá částka, kterou si nárokujete k proplacení z JPD 3. Ve Vašem případě tedy nebudete předkládat kopii dokladu, protože výdaj nepřekračuje částku 5.000 Kč.

 

Otázka č. 2: Do žádosti o platbu zahrnuji výdaje na mobilní telefon (hovorné a internet), částka nepřekročí měsíčně 1.000 Kč včetně DPH (žádám o výdaje včetně DPH). Faktura, kterou mobilní operátor vystavuje naší firmě, však obsahuje výdaje na hovorné ostatních kolegů, kteří pro projekt nepracují, a její celková částka vždy překročí 5.000 Kč včetně DPH. Je nezbytné kopírovat celopodnikovou fakturu za mobilní služby a dokládat její úhradu?

Jedná se obdobný případ jako v prvním příkladu. Vzhledem k tomu, že výdaje uplatňované v žádosti o platbu nepřekročí částku 5.000 Kč, není třeba fakturu za celou firmu kopírovat.

 

Otázka č. 3: V průběhu jednoho měsíce bylo nakoupeno různé zboží pro projekt: židle (3.000 Kč), učebnice (1.500 Kč), USB kabel (1.000 Kč) a bloky do flipchartu (2.500 Kč). Všechno bylo hrazeno hotově z prostředků našeho zaměstnance, které mu byly po předložení paragonů proplaceny naší pokladní. Pokladní vystavila jeden výdajový pokladní doklad, který je na částku 8.000 Kč včetně DPH. Žádný jednotlivý výdaj však částku 5.000 Kč nepřekročil (nárokujeme výdaje včetně DPH). Pro zařazení kopie do zprávy je rozhodující částka skutečně uhrazená z pokladny nebo výše jednotlivých výdajů?

Rozhodující jsou částky na prvotních dokladech (tj. paragonech apod.), ne celková částka uvedená na výdajovém pokladním dokladu. Ve Vašem případě tedy nebude třeba dokládat kopie paragonů, ani hromadný výdajový pokladní doklad.

 

Otázka č. 4:  Celková částka na faktuře je 7.500 Kč (nárokováno včetně DPH). Z toho je 4.000 Kč čerpáno v rámci položky 4.1 a 3.500 Kč v rámci položky 7.2.3. Je třeba dokládat kopii faktury, když výdaje v rámci položek nepřekročí 5.000 Kč?

Ano. Relevantní je celková částka na jeden prvotní doklad. Pokud je tedy celá částka uvedená na faktuře zahrnuta do žádosti o platbu, není už podstatné, do kolika položek rozpočtu je rozdělena.
(POZOR: Jiná situace: Pro projekt byly nakoupeny kancelářské potřeby (tužky, propisovačky, lepidla, aj.) za 4.000 Kč a občerstvení (oplatky, káva,..) za 3.500 Kč. K doložení výdajů existují dva různé paragony. Výdaje byly uhrazeny v hotovosti a byly vystaveny dva výdajové pokladní doklady. V tomto případě není třeba dokládat kopie paragonů, protože celkové částky na jeden doklad uplatňované v rámci žádosti nepřekročily 5.000 Kč!)

 

Otázka č. 5:  Zařadili jsme do žádosti o platbu některé výdaje pod 5.000 Kč. V pokynech k vyplnění monitorovací zprávy jsme se dočetli, že již není třeba dokládat k těmto výdajům prvotní doklady. Znamená to, že není třeba dokládat ani jejich úhradu prostřednictvím (kopie výdajových pokladních dokladů a kopie bankovního výpisu)?

Ano, k výdajům pod 5.000 Kč nedokládejte ani kopie paragonů, faktur či výdajových pokladních dokladů a ani kopie výpisů z bankovního účtu. Postačí, když bude soupiska  (tj. příloha č. 6 monitorovací zprávy) obsahovat všechny požadované informace. )

 

Otázka č. 6: Je osobou oprávněnou podepsat soupisku účetních dokladů manažer projektu, který na základě pracovní smlouvy odpovídá za jeho řízení? Pozn.: Manažer není statutárním zástupcem příjemce, ani mu nebylo uděleno žádné oprávnění jednat jménem příjemce.

Ne, v tomto případě manažer není oprávněnou osobou. Věc se dá vyřešit udělením plné moci manažerovi projektu, která by ho zmocnila např. ke všem úkonům spojeným s projektem, monitorovací zprávou apod. Plná moc musí být předložena s nejbližší monitorovací zprávou následující, po vystavení plné moci. (Podrobněji viz. Pokyny k vyplnění monitorovací zprávy).

 

Otázka č. 7:  Na jednu fakturu jsme pro projekt nakoupili počítačové vybavení (stolní PC, notebooky, skener, tiskárna, ale i papíry do tiskárny, cartridge, prázdná DVD apod.). Celková částka včetně DPH činí 82.980,00 Kč. Jedná se o výdaje z různých položek rozpočtu. Jakým způsobem máme výdaje zaznamenat do soupisky?

Výdaje rozepište do řádků soupisky podle příslušnosti k jednotlivým položkám rozpočtu projektu – podrobněji viz vzor zápisování do soupisky účetních dokladů - ke stažení: Příloha č. 6 Monitorovací zprávy: Soupiska účetních dokladů (314 kB, květen 2007, MS Word)

 

Otázka č. 8:  Je vzor soupisky účetních dokladů závazný?

Ne. Závazný je pouze obsah. Můžete použít i vlastní verzi soupisky, pokud bude obsahovat všechny údaje požadované ve vzoru, který je uveřejněn na webových stránkách Magistrátu hl. m. Prahy.

 

Otázka č. 9:  Chtěl bych i nadále používat starou soupisku (neobsahuje všechny nově povinné údaje) a dokládat kopie výdajů pod 5.000 Kč.

Využití možnosti neprokazovat výdaje pod 5.000 Kč kopiemi účetních dokladů značně usnadní kontrolu Vašich žádostí a tím i urychlí jejich vyplacení. Pokud nemáte žádné závažné důvody,  proč by nebylo možné zjednodušené dokladování využít, prosíme Vás, abyste již výdaje pod 5.000 Kč nedokladoval. Obdobně to platí i pro mzdové náklady a cestovní náhrady.

 

Otázka č. 10:  Jak mám do přílohy č. 6 zaznamenat údaje podrobně rozepsané v přílohách č. 6A a 6B?

Mzdové výdaje rozepsané v příloze č. 6A přeneste do přílohy č. 6 souhrnně za jednotlivé nárokované položky. Cestovní výdaje rozepsané v příloze č. 6B přeneste do přílohy č. 6 také souhrnně za každou nárokovanou položku.

 

Otázka č. 11:  V projektu pracují členové realizačního týmu na částečný úvazek (0,2 nebo 0,5), plný úvazek a několik pracovníků na dohodu o pracovní činnosti. Musím vyplňovat všechny sloupce v příloze č. 6A?

V případě pracovníků zaměstnaných na projektu na plný nebo částečný úvazek na základě pracovní smlouvy je nezbytné vyplnit všechny sloupce přílohy č. 6A, tj. včetně sloupců týkajících se celkové hrubé mzdy, čisté mzdy a fondu pracovní doby těchto pracovníků
V případě pracovníků zaměstnaných na projektu na základě dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce, nebo pracovníků, jejichž práce na projektu je ohodnocena pouze jednorázovou odměnou ke mzdě, není nutné vyplňovat sloupce týkající se celkové hrubé mzdy, celkové čisté mzdy a celkového fondu pracovní doby těchto pracovníků.

 

Otázka č. 12:  Kam mám zařadit odvody do sociálního fondu (povinné podle zákona o vysokých školách) a úhradu úrazového pojištění povinného ze zákona?

Oba tyto údaje uvádějte do sloupce „Jiné (FKSP a další v rámci projektu)“ v příloze č. 6A.

 

Otázka č. 13:  Tabulka č. 6A zaokrouhluje odvody sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnavatele jinak, než můj program na zpracování mezd. Jak mám postupovat?

Tabulka č. 6A nezaokrouhluje, pouze není nastaveno zobrazování desetinných míst. Pokud chcete, můžete si tam toto zobrazování nastavit. Uvidíte, že částky soc. a zdrav. pojištění jsou nezaokrouhlené. Pokud Váš mzdový program zaokrouhluje a vyplacené a zaúčtované částky neodpovídají částkám automaticky vypočítaným v příloze č. 6A, vepište do přílohy č. 6A částky, které máte u Vás v účetnictví a které byly fakticky vyplaceny.

 

Otázka č. 14:  Pokud vyplním všechny požadované informace v příloze č. 6A, musím k monitorovací zprávě dokládat úhradu čistých mezd, zákonných odvodů a daní bankovními výpisy z účtu organizace, ze kterého k těmto úhradám došlo?

U mezd platí pro dokládání úhrady stejné pravidlo jako pro všechny ostatní výdaje. Pokud není překročen limit 5.000, pak není nutné dokládat pomocí kopie výpisu z bankovního účtu, že peníze na tento účel byly skutečně vynaloženy, postačuje podepsané prohlášení na soupisce účetních dokladů. Limit 5.000 Kč se v případě mezd vztahuje na hrubou mzdu nárokovanou z projektu pro jednoho pracovníka. V případě mzdy vyplácené na základě pracovní smlouvy nebo na základě dohody o pracovní činnosti, které jsou obvykle vypláceny měsíčně, se pro porovnání s limitem 5.000 Kč bere měsíční hrubá mzda jednoho pracovníka nárokovaná z projektu, V případě dohody o provedení práce záleží na výši jednotlivé splátky – odměna může být vyplacena najednou po dokončení díla i na několik splátek podle toho, jak bylo mezi pracovníkem a zaměstnavatelem dojednáno.
Pro případy, kdy je nárokováno více než 5.000 Kč, je nadále nutné úhradu doložit bankovním výpisem. Pokud ale byly mzdové výdaje hrazeny z neprojektového účtu organizace, můžete kopie bankovních výpisů nahradit prohlášením o úhradě čistých mezd, zákonných odvodů a daní příp. dalších odvodů z mezd (FKSP, soc. fond, úraz. pojištění atd.) podepsaným osobou, která tyto úhrady buď provedla nebo se za ni může zaručit. Prohlášení můžete doplnit přímo na přílohu č. 6A.

 

Otázka č. 15:  Máme v projektu zapojené dva partnery, kteří čerpají část dotace na úhradu vlastních nákladů spojených s realizací projektu. Zahrnul jsem jejich mzdové výdaje do přílohy č. 6A a ostatní výdaje do přílohy č. 6. Naše účetní mi však nechtějí podepsat ani přílohu č. 6A, ani přílohu č. 6, protože nejsou zodpovědné za zaúčtování výdajů někoho jiného. Jak mám postupovat?

V těchto případech můžete postupovat tak, že se domluvíte s každým partnerem, aby vypracoval přílohu č. 6A a přílohu č. 6 za svoji organizaci a tyto přílohy opatřil podpisy vlastních účetních a oprávněné osoby. K těmto přílohám musí pochopitelně odevzdat i přílohu č. 13 Podpisové vzory za svoji organizaci. Stejně budete postupovat i Vy, tj. vypracujete přílohy č. 6 a 6A jenom za svoji organizaci. K monitorovací zprávě tak budou přiloženy tři přílohy č. 6, 6A a 13. Součet částek uvedených v přílohách č. 6 musí odpovídat částce aktuálně prokazovaných výdajů v příloze č. 5.