Způsobilé náklady

NÍŽE UVEDENÉ POSTUPY MOHOU BÝT JEŠTĚ UPRAVENY. JEJICH KONEČNÁ VERZE BUDE K DISPOZICI V PROJEKTOVÉ PŘÍRUČCE OPPA, JEŽ BUDE ZVEŘEJNĚNA NEJPOZDĚJI KE DNI VYHLÁŠENÍ PRVNÍ VÝZVY K PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ.

 

Přímé náklady jsou způsobilé, jestliže splňují všechny následující podmínky způsobilosti.

Obecné zásady způsobilosti:

• Časově: Přímé náklady jsou způsobilé, jestliže vznikly v době realizace projektu a jestliže byly skutečně uhrazeny mezi dnem předložení projektové žádosti a dnem předložení závěrečného vyúčtování projektu (nejpozději však 31. 12. 2015).
• Věcně: nezbytné pro realizaci projektu, musí mít přímou vazbu na projekt (tj. musí být vynaloženy na aktivity v souladu s obsahovou stránkou a cíli projektu a musí být vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti.

U nepřímých nákladů se  neposuzuje způsobilost jednotlivého výdaje a má se za to, že tyto náklady vznikly a jsou způsobilé ve výši odvozené z podílu nepřímých nákladů na přímých nákladech stanoveného v grantové smlouvě a výši způsobilých přímých nákladů projektu.
Vymezení nepřímých nákladů

 

Způsobilost v rámci jednotlivých kapitol rozpočtu projektu

1. Osobní náklady
2. Cestovní náhrady
3. Zařízení a vybavení
4. Služby
5. Přímá podpora
6. Křížové financování
7. Nepřímé náklady

1. Osobní náklady

Způsobilé jsou mzdové náklady na zaměstnance příjemce či partnera, 

• kteří se aktivně podílejí na realizaci projektu;
• kteří vykonávají činnost pro projekt na základě pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti nebo na základě autorské smlouvy a
• jejichž výše odměny za odvedenou práci respektuje mzdy, příp. platy v místě a čase obvyklé. Výše mezd, jež lze obecně považovat za obvyklé, jsou k dispozici na internetových stránkách www.oppa.cz. Odchylky od obecně vymezených obvyklých mezd mohou nastat vzhledem ke specifickým potřebám konkrétního projektu.

Do přímých osobních nákladů nepatří náklady na odměňování pracovníků, kteří vykonávají v rámci organizace příjemce či partnera tyto aktivity:

• vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků;
• vedení rozpočtu;
• zajištění ostrahy;
• zajištění úklidu;
• zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí;
• zajištění PR aktivit projektu;
• správa počítačových sítí a internetových stránek.

Tyto náklady patří mezi nepřímé náklady projektu.

Mzdovými náklady na zaměstnance se rozumí hrubá mzda [1], odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění a další poplatky spojené se zaměstnancem hrazené zaměstnavatelem povinně ze zákona.[2]

Práce vykonaná pro projekt bude u kontinuálních pracovních činností prokazována pracovním výkazem. U činností, které mají jednorázový charakter, postačí jiný doklad potvrzující odvedenou práci.

 

2. Cestovní náhrady

2.1.    Cestovní náhrady pro zaměstnance českých subjektů

Způsobilé jsou náklady spojené s pracovními cestami zaměstnanců příjemce a zaměstnanců partnerů při zahraničních cestách, přičemž zaměstnancem se rozumí také osoba, která má s příjemcem, popř. partnerem uzavřenu dohodu o provedení práce či pracovní činnosti. Veškeré cestovní náhrady spojené s tuzemskými pracovními cestami patří do nepřímých nákladů, proto je nelze zařadit do kapitoly Cestovní náhrady v rámci přímých nákladů. Cestovní náhrady pro zaměstnance českých subjektů – členů realizačního týmu projektu (zaměstnanci příjemce a zaměstnanci partnerů) - je možno v rámci projektu poskytovat pouze podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.

Při vyúčtování pracovních cest se postupuje podle vyhlášky Ministerstva práce a sociální věcí, kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad stanoví výše sazeb stravného, výše sazeb základních náhrad a výše průměrných cen pohonných hmot pro daný rok. Konkrétně pro zahraniční pracovní cesty se dále postupuje podle vyhlášky Ministerstva financí o základních sazbách stravného v cizí měně platné pro daný rok.

 

2.2.    Cestovní náhrady pro zahraniční experty

Cestovní náhrady pro zahraniční pracovníky projektu patří v celé výši mezi přímé náklady. Tyto náhrady, tzv. „per diems“, kryjí náklady na ubytování, stravné a cestovné v ČR. „Per diems“ pro cizince v ČR se stanovuje podle sazeb EU publikovaných v poslední aktualizaci na stránce: http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/perdiem.pdf .

Dále je způsobilým výdajem výdaj za dopravu experta do ČR a zpět.

 

3. Zařízení a vybavení

Způsobilé jsou v rámci této kapitoly rozpočtu výdaje spojené s nákupem nového nebo použitého vybavení či zařízení hmotné povahy, které nepatří mezi odepisovaný majetek, nejsou nábytkem[3] (vymezení v oddílu Křížové financování v této kapitole) a nepatří mezi nepřímé náklady, a také veškeré výdaje na nehmotný majetek. Způsobilé jsou také náklady na pronájem či operativní leasing zařízení či vybavení. Z prostředků projektu v rámci této kapitoly rozpočtu nelze hradit výdaje na odepisovaný hmotný majetek podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, (tyto výdaje patří do křížového financování a vztahují se na ně pravidla pro křížové financování).

Nákup jednotlivé položky zařízení nebo vybavení v rámci této kapitoly rozpočtu nesmí u položky hmotného majetku přesáhnout hodnotu 40 000 Kč. Neodepisované technické zhodnocení budov nesmí přesáhnout částku 40 000 Kč za jednotku majetku a kalendářní rok.

Také pro zařízení a vybavení musí platit, že výdaje musí být hospodárné. Výše cen, jež lze obecně považovat za obvyklé, jsou k dispozici na internetových stránkách www.oppa.cz. Odchylky od obecně vymezených obvyklých cen mohou nastat vzhledem ke specifickým potřebám konkrétního projektu.

Kromě výše uvedeného jsou výdaje na nákup použitého zařízení způsobilé, pokud splní také následující podmínky:

• Použité zboží nebylo v průběhu uplynulých pěti let získáno prostřednictvím podpory z veřejných rozpočtů (zejm. státní dotace, podpory ze zdrojů EU, příp. z rozpočtu hlavního města Prahy);
• Kupní cena použitého zboží nesmí přesáhnout jeho tržní cenu[4] a musí být nižší než výdaje na obdobné, avšak nové zařízení.

Mezi nepřímé náklady se řadí (a nejsou tedy způsobilé jakožto přímé náklady v rámci kapitoly Zařízení a vybavení):

• veškeré papíry (včetně bloků), materiál na laminování, psací potřeby, kancelářské sponky, šanony, desky na dokumenty, CD, DVD, audiokazety, videokazety a diskety jakožto nosiče dat (bez ohledu na jejich využití v projektu, tj. zda jsou nezbytné pro administraci projektu či pro cílovou skupinu);
• spotřební a kancelářský materiál (jiný než v předchozí odrážce) určený pro administraci projektu (nikoli materiál pro cílovou skupinu projektu);[5]
• zásoby či materiál pro zajištění občerstvení pracovníků projektu;
• čistící prostředky a nástroje, resp. přístroje (s výjimkou případů, kdy je pro své zapojení do projektu využívá cílová skupina);
• odpisy budov využívaných pro projekt;
• odpisy zařízení či vybavení, které slouží k administraci projektu (tj. nepoužívá ho pro své zapojení do projektu cílová skupina);
• nájem či operativní leasing zařízení či vybavení, které slouží k administraci projektu (tj. nepoužívá ho pro své zapojení do projektu cílová skupina).

Vnitřní členění kapitoly Zařízení a vybavení:

1. Neodepisovaný hmotný majetek (např. standardní PC sestava)
2. Neodepisovaný nehmotný majetek (např. software s pořizovací cenou pod 60 000 Kč)
3. Odepisovaný nehmotný majetek (např. software s pořizovací cenou pod 60 000 Kč)
4. Výukový/é a výrobní materiál/pomůcky (např. učebnice pro účastníky vzdělávání, jež nejsou drobným hmotným majetek dle vymezení v platných účetních předpisech;  podstatné je, že v rámci této kapitoly je možné financovat výukový a výrobní materiál / pomůcky pro potřeby práce s cílovou skupinou projektu, nikoli na administraci projektu)

 

4. Služby

Dodání služby musí být nezbytné k realizaci projektu. Pokud bude s dodavatelem služeb uzavírána smlouva, musí v ní být uvedena přesná specifikace služeb a jejich rozsah.

Mezi nepřímé náklady se řadí (a nejsou tedy způsobilé jakožto přímé náklady v rámci kapitoly Služby):

• nájemné za prostory využívané k administraci projektu (včetně publicity projektu), nikoli k práci s cílovou skupinou (např. kancelář projektu)   Pronájem prostor pro práci s cílovou skupinou patří mezi přímé náklady (např. pronájem učebny, pronájem prostor pro chráněnou dílnu apod.);
• energie, vodné, stočné v prostorech kanceláře projektu a dalších pronajímaných nemovitostech využívaných k realizaci projektu;
• internetové a telefonické připojení, poštovné, dopravné, balné;
• vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků;
• vedení rozpočtu;
• daňové a právní poradenství a konzultace;
• zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí;
• zajištění PR aktivit projektu včetně monitoringu tisku apod. (inzerce, pronájem prostor pro tiskovou konferenci občerstvení na tiskovou konferenci, výroba propagačních předmětů projektu, letáků apod.);
• správa počítačových sítí a internetových stránek;
• kopírování a tisk nezbytný pro administraci projektu a PR aktivity;
• bankovní poplatky včetně bankovních poplatků za mezinárodní finanční transakce (zahraniční platby, výběry hotovosti v zahraničí, konverzní poplatky atd.);
• realizace výběrových řízení nezbytných pro projekt (inzerce, poradenství atd.);
• notářské a správní poplatky nutné pro realizaci projektu (např. ověřování dokumentů atd.);
• úklidové a čistící služby;
• ostraha a pojištění majetku využívaného k realizaci projektu.

 

5. Přímá podpora

Z rozpočtu projektu lze hradit výdaje spojené se zapojením cílové skupiny do projektu. Tyto  náklady jsou spojené zejména se zaměstnáváním a vzděláváním cílové skupiny projektu.

Mezi tento typ nákladů patří zejména:

• Mzdové příspěvky cílové skupině, tj. mzdové náklady na klienty projektu, refundace mzdových příspěvků třetím osobám, vyplácení stipendií apod.;
• Jízdné, ubytování, stravné pro cílovou skupinu;
• Případné další příspěvky cílové skupině spojené se zpřístupněním asistentských, pečovatelských a jiných podpůrných služeb pro děti předškolního věku, seniory a osoby vyžadující zvláštní péči  tak, aby se osoba jinak pečující o tohoto závislého člena rodiny mohla jakožto klient zapojit do aktivit projektu.

 

6. Křížové financování

Kapitola Křížové financování je určena pro výdaje, které jsou nad rámec základních pravidel způsobilosti projektů spolufinancovaných z Evropského sociálního fondu.

Pro křížové financování platí následující základní podmínky:

• v rámci prioritní osy může být takto využito maximálně 9 % jejího rozpočtu;
• na jeden projekt může být takto využito maximálně 45 % z jeho celkových přímých způsobilých nákladů.

Tyto limity jsou maximálními limity. Ve výzvě pro předkládání žádostí je vždy stanovena aktuálně platná horní hranice pro využití křížového financování. Současně tam může být stanoveno, že vymezení způsobilých křížových výdajů je užší, než je uvedeno v předchozích odstavcích.

V textu výzvy je vždy stanoveno:

• Kolik prostředků celkem je na projekty k dispozici (v Kč).
• Kolik prostředků může být maximálně přiděleno na výdaje spadající do kategorie křížového financování.
• Jaké procento z rozpočtu celkových přímých způsobilých výdajů projektu je pro každý projekt „garantováno“ pro skupinu výdajů spadajících do křížového financování.
  Co se rozumí garantovaným podílem výdajů na křížové financování?
  
  V případě, že projekt uspěje v rámci výběrového procesu a že jeho plánované výdaje odpovídají aktivitám projektu a respektují pravidla hospodárnosti, hlavní město Praha garantuje, že poskytne podporu i na výdaje spadající do křížového financování.
  
  Důvodem dělení mezi garantovaným podílem a negarantovaným  zapojením křížového financování je pevně stanovená částka, která může být na křížové financování použita. Prostředky na křížové financování budou projektům nabídnuty podle toho, jak se umístily v hodnocení, tj. pouze těm nejkvalitnějším. Aby se ovšem nestalo, že realizace kvalitních projektů, které jsou sice vybrány k financování, ale už nedosáhnou na prostředky křížového financování (protože nepatří do „elitní skupiny“), bude ohrožena, protože nebudou mít nárok na pořízení např. nábytku, existuje garantovaný podíl  křížového financování na celkovém rozpočtu přímých způsobilých výdajů projektu.
  
  Pokud dodržíte toto procento (a samozřejmě pokud vámi plánovaného výdaje v části křížové financování budou pro projekt skutečně nezbytné), máte jistotu, že když projekt uspěje ve výběru, bude vám nabídnuta podpora i na plánované křížové financování.
  
  
• Jaké procento z rozpočtu celkových přímých způsobilých výdajů projektu je maximálně povoleno.
  Křížové financování lze využít i nad rámec stanoveného garantovaného podílu. Nicméně bude (kvůli limitu 9 % na každou prioritní osu) schváleno jen nejkvalitnějším projektům. Navržení projektu tak, že bude předpokládat křížové financování nad rámec garantovaného podílu je proto možností. V projektu musí být zapojení křížového financování velmi podrobně zdůvodněno. Musí platit, že bez zapojení křížového financování by projekt nebylo možné uskutečnit a zároveň musí být splněna podmínka, že tento typ výdajů je nezbytný pro práci s cílovou skupinou projektu.
  Protože je pevně stanovena částka, která může být na křížové financování použita, budou tyto prostředky projektům nabídnuty podle toho, jak se umístily v hodnocení, tj. pouze těm nejkvalitnějším.
  Pokud by se váš projekt nedostal do této „elitní skupiny“, bude vám nabídnuta podpora jen na upravený projekt, ve kterém se zachovají předpokládané výdaje pouze na garantovaný podíl výdajů na křížové financování. V takovém případě samozřejmě platí právo takto omezenou podporu nepřijmout. Výše popsaná omezení jsou ale nutná vzhledem k právním předpisům EU.

 

Výdaje spadající do křížového financování

• Výdaje na nákup zařízení a vybavení hmotné povahy s dobou použitelnosti delší než 1 rok a pořizovací cenou[6] nad 40 000 Kč, pokud splňuje následující podmínky:
• Musí se jednat o speciální vybavení nebo zařízení, které není možné pořídit v nezbytné kvalitě za cenu nižší než 40 000 Kč;
• Zařízení nebo vybavení musí být používáno k realizaci aktivit, na kterých se podílí cílová skupina (např. věda a výzkum, školení, výuka, praxe, práce, výcvik atd.);
• Výdaje na nábytek bez ohledu na výši pořizovací ceny;
• Stavební úpravy, které jsou rekonstrukcí[7] nebo modernizací,[8] pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím období částku 40 000 Kč, a jsou prováděny za účelem usnadnění přístupu a pohybu osobám zdravotně postiženým nebo úpravy výukových, tréninkových nebo pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou;
• Pouze v rámci prioritní osy č. 2 výdaje na nákup nových nebo použitých vozidel upravených pro převoz zdravotně postižených, nákup nových nebo použitých vozidel za účelem úpravy pro převoz zdravotně postižených, příp. na úpravu vozidel pro převoz zdravotně postižených.

Nábytkem se bez ohledu na velikost a účel použití rozumí:

• Stoly, lavice, pracovní desky
• Židle, křesla, pohovky, postele včetně matrací
• Skříně, police, závěsné skříňky včetně kuchyňských, truhlice
• Vestavěné skříně s pořizovací cenou do 40 tis. Kč (vestavěné skříně s vyšší pořizovací cenou jsou technickým zhodnocením nemovitosti)
• Věšáky a zrcadla volně stojící i závěsné
• Nábytkové stěny a podobné sestavy

Nábytkem nejsou:

• Textilní a jiné doplňky, které nejsou pevnou součástí nábytku a bez nichž je nábytek plně funkční (např. sedáky, lůžkoviny, ubrusy atd.)
• Podlahové krytiny včetně koberců bez ohledu na jejich velikost
• Záclony a závěsy včetně zařízení sloužícího k jejich uchycení

 

7. Nepřímé náklady

Nepřímé náklady jsou zejména náklady spojené s administrací projektu. Kromě administrace sem mohou být zařazeny také náklady, které souvisí s prací s cílovou skupinou, nicméně vznikají v rámci běžných činností organizace příjemce či partnera a nelze je proto jednoznačně přiřadit k aktivitám projektu, protože pouze určitý podíl patří do projektu (výpočet tohoto podílu by vždy byl pouze teoretický). Nepřímé náklady se neprokazují, jejich výše se odvozuje od přímých nákladů.

Výše podílu nepřímých nákladů na celkových způsobilých přímých nákladech je stanovena hlavním městem Prahou v rámci každé výzvy k předkládání projektových žádostí a dále pak zaznamenána jakožto závazná v grantové smlouvě.[10]

 

Vymezení nepřímých nákladů

U nepřímých nákladů se  neposuzuje způsobilost jednotlivého výdaje a má se za to, že tyto náklady vznikly a jsou způsobilé ve výši odvozené z podílu nepřímých nákladů na přímých nákladech stanoveného v grantové smlouvě a výši způsobilých přímých nákladů projektu.

Mezi nepřímé náklady projektu patří:

1. Náklady na odměňování pracovníků, kteří vykonávají v rámci organizace příjemce či partnera / aktivity:

• Vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků;
• Vedení rozpočtu;
• Zajištění ostrahy;
• Zajištění úklidu;
• Zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí;
• Zajištění PR aktivit projektu;
• Správa počítačových sítí a internetových stránek.

2.    Cestovné:

• Veškeré cestovní náhrady spojené s vnitrostátními pracovními cestami místních pracovníků projektu (nikoli příslušníků cílové skupiny projektu). Není rozhodující, jakým dopravním prostředkem se cesta uskutečnila (např. služebním vozidlem, hromadnou dopravou, taxi aj.);
• Veškeré náklady na provoz vozidel k vnitrostátním cestám.

3. Zařízení a vybavení:

• Veškeré papíry (včetně bloků), materiál na laminování, psací potřeby, kancelářské sponky, šanony, desky na dokumenty, CD, DVD, audiokazety, videokazety a diskety jakožto nosiče dat (bez ohledu na jejich využití v projektu, tj. zda jsou nezbytné pro administraci projektu či pro cílovou skupinu);
• Spotřební a kancelářský materiál (jiný než v předchozí odrážce) určený pro administraci projektu (nikoli materiál pro cílovou skupinu projektu); ^[11]
• Zásoby či materiál pro zajištění občerstvení pracovníků projektu;
• Čistící prostředky a nástroje, resp. přístroje (s výjimkou případů, kdy je pro své zapojení do projektu využívá cílová skupina);
• Odpisy budov využívaných pro projekt;
• Odpisy zařízení či vybavení, které slouží k administraci projektu (tj. nepoužívá ho pro své zapojení do projektu cílová skupina);
• Nájem či operativní leasing zařízení či vybavení, které slouží k administraci projektu (tj. nepoužívá ho pro své zapojení do projektu cílová skupina).

4. Služby

• Nájemné za prostory využívané k administraci projektu (včetně publicity projektu), nikoli k práci s cílovou skupinou (např. kancelář projektu).
• Energie, vodné, stočné v prostorech kanceláře projektu a dalších pronajímaných nemovitostech využívaných k realizaci projektu;
• Internetové a telefonické připojení, poštovné, dopravné, balné;
• Vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků;
• Vedení rozpočtu;
• Daňové a právní poradenství a konzultace;
• Zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí;
• Zajištění PR aktivit projektu včetně monitoringu tisku apod. (inzerce, pronájem prostor pro tiskovou konferenci občerstvení na tiskovou konferenci, výroba propagačních předmětů projektu, letáků apod.);
• Správa počítačových sítí a internetových stránek;
• Kopírování a tisk nezbytný pro administraci projektu a PR aktivity;
• Bankovní poplatky včetně bankovních poplatků za mezinárodní finanční transakce (zahraniční platby, výběry hotovosti v zahraničí, konverzní poplatky atd.);
• Realizace výběrových řízení nezbytných pro projekt (inzerce, poradenství atd.);
• Notářské a správní poplatky nutné pro realizaci projektu (např. ověřování dokumentů atd.);
• Úklidové a čistící služby.
  

  ---

 

 

[1] Hrubá mzda je mzda před snížením o pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, zálohové splátky daně z příjmů fyzických osob a další zákonné nebo se zaměstnancem dohodnuté srážky. Hrubá (nominální) mzda zahrnuje všechny pracovní příjmy, které byly v daném období zaměstnanci zúčtovány k výplatě. Skládá se z následujících položek:

-    základní mzda nebo plat,
-    příplatky a doplatky ke mzdě nebo platu,
-    prémie a odměny,
-    náhrady mezd a platů např. za dovolenou, za práci ve státem uznaný svátek,
-    odměny za pracovní pohotovost,
-    jiné složky mzdy nebo platu.

[2] Např. pojistné podle vyhlášky MF č. 125/1993, kterou se stanoví podmínky a sazby zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (ve znění pozdějších novel).

[3] Veškeré výdaje na pořízení nábytku patří do rozpočtové kapitoly Křížové financování.

[4] Tržní cena je cena dosahovaná při prodeji a koupi zboží jako výsledek střetu nabídky a poptávky po daném zboží na trhu

[5] Spotřebním a kancelářským materiálem se rozumí veškerý materiál či drobné předměty, které nemají  charakter zařízení nebo přístroje nebo jsou určeny k jednorázové nebo postupné spotřebě a jejich životnost nepřesahuje dobu 1 roku.

[6] Pro neplátce DPH se pořizovací cenou rozumí cena včetně DPH. Pro plátce DPH se pořizovací cenou rozumí cena včetně té části DPH,u níž příjemce, příp. partner nemá nárok na odpočet u finančního úřadu.

[7] Rekonstrukcí se rozumí zásahy do majetku, které mají za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů. Za změnu technických parametrů se nepovažuje jen samotná záměna použitého materiálu.

[8] Modernizací se rozumí rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku.

[9] Opravou se rozumí odstranění účinku částečného fyzického opotřebení nebo poškození za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu, a to i s použitím jiných, než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud tím nedojde k technickému zhodnocení.

[10] Obvyklá povolená výše nepřímých nákladů na celkových způsobilých přímých nákladech je 14 – 20 %. Procento se může lišit pro různě nákladné projekty; projekty s menším rozpočtem mají zpravidla vyšší procento pro nepřímé náklady.

[11] Spotřebním a kancelářským materiálem se rozumí veškerý materiál či drobné předměty, které nemají  charakter zařízení nebo přístroje nebo jsou určeny k jednorázové nebo postupné spotřebě a jejich životnost nepřesahuje dobu 1 roku.